XRechnung mit QuickBooks Online: B2G-Rechnungen automatisch einreichen

Zuletzt aktualisiert 2026-05-28 · Lesezeit ~4 Minuten

Pactaro konvertiert jede in QuickBooks Online finalisierte Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber automatisch ins XRechnung-Format (reines XML nach EN 16931) und reicht sie über das Peppol-Netzwerk oder das Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (ZRE) ein — ohne manuellen Export, ohne Portalanmeldung. Sie bleiben in QuickBooks; Pactaro übernimmt Konvertierung, Einreichung und gesetzlich vorgeschriebene 10-Jahres-Archivierung im Hintergrund.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für die maschinell lesbare elektronische Rechnung im B2G-Bereich (Business-to-Government). Es handelt sich um ein reines XML-Format ohne visuellen PDF-Anteil, das der EU-Norm EN 16931 und dem europäischen Kernrechnungsmodell CIUS DE entspricht.

Wichtige Eigenschaften von XRechnung:

Kein PDF — ausschließlich strukturiertes XML
Maschinenlesbar — kann automatisch in Behördensysteme eingelesen werden
Pflichtformat für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland
EN 16931 konform — erfüllt die EU-weite Norm zur elektronischen Rechnungsstellung

B2G-Pflicht: XRechnung ist bereits Realität

Anders als die B2B-E-Rechnungspflicht (die 2027/2028 greift) gilt die XRechnung-Pflicht für öffentliche Auftraggeber in Deutschland bereits vollständig:

Ebene	Pflicht seit	Betrifft
Bundesbehörden	27. November 2020	Alle Rechnungen an Bundesministerien, Bundesämter
Landesbehörden	2020–2021 (je nach Bundesland)	Rechnungen an Landesministerien, Behörden
Kommunen	2021–2022 (je nach Bundesland)	Rechnungen an Städte, Gemeinden, Kreise

Wenn Sie heute noch PDF-Rechnungen an Behörden schicken, laufen Sie Gefahr, dass diese nicht angenommen werden. Die Pflicht ist nicht optional — öffentliche Auftraggeber sind gesetzlich verpflichtet, XRechnungen zu empfangen, und können nicht-konforme Rechnungen zurückweisen.

XRechnung vs. ZUGFeRD: der Unterschied

	XRechnung	ZUGFeRD
Format	Reines XML (kein PDF)	PDF/A-3 + eingebettetes XML
Anwendungsfall	B2G — Rechnungen an Behörden	B2B — Rechnungen an Geschäftskunden
Pflicht	Seit 2020 (Bund), 2020/21 (Länder)	Ab 2027/2028 (B2B-Versandpflicht)
Lesbarkeit	Nur maschinenlesbar	Menschen- und maschinenlesbar
Lieferkanal	Peppol, ZRE, OZG-RE	E-Mail mit PDF, Peppol optional
EN 16931	Ja (CIUS DE)	Ja (ab Profil EN 16931)

Pactaro erkennt automatisch, ob ein Empfänger ein öffentlicher Auftraggeber oder ein privater Geschäftskunde ist, und wählt entsprechend XRechnung oder ZUGFeRD.

Lieferkanäle für XRechnungen an Behörden

XRechnungen müssen über anerkannte Kanäle eingereicht werden — ein einfacher E-Mail-Versand ist nicht ausreichend:

Peppol-Netzwerk — der empfohlene Kanal für Bundesbehörden und zunehmend auch für Landes- und Kommunalbehörden. Pactaro ist an das Peppol-Netzwerk angebunden.
ZRE (Zentrales Rechnungseingangsportal des Bundes) — xrechnung.bund.de, für Bundesbehörden. Pactaro reicht direkt über die ZRE-Schnittstelle ein.
OZG-RE-Portale der Bundesländer — jedes Bundesland betreibt ein eigenes Portal. Pactaro wählt das zuständige Portal automatisch nach Empfänger-BLZ/Leitweg-ID.

So funktioniert Pactaro mit QuickBooks

QuickBooks verbinden — Sie autorisieren Pactaro einmalig per OAuth in Ihrem QuickBooks-Konto. Wir haben ausschließlich Lesezugriff auf finalisierte Rechnungen.
Empfänger-Erkennung — Pactaro prüft, ob der Rechnungsempfänger ein öffentlicher Auftraggeber ist (anhand der im Kundendatensatz hinterlegten Leitweg-ID oder Empfängerkategorie). Falls ja, greift automatisch der XRechnung-Pfad.
XRechnung-Erzeugung — Pactaro erzeugt eine valide XRechnung im XML-Format nach CIUS DE / EN 16931 aus den QuickBooks-Rechnungsdaten.
Einreichung — Pactaro übermittelt die XRechnung über den korrekten Kanal: Peppol für bundesweite Behörden, ZRE für Bundesministerien und -ämter, OZG-RE-Portale für Länder- und Kommunalbehörden.
Archivierung — Original-Rechnung, erzeugte XML-Datei und Einreichungsbestätigung werden 10 Jahre lang in einem unveränderlichen EU-Archiv gespeichert (§147 AO, GoBD-konform).

Sicherheit & EU-Hosting

Pactaro ist konsequent EU-first konzipiert. Datenbank und Authentifizierung laufen in Frankfurt (Supabase EU-Central), das 10-Jahres-Archiv im EU-Rechtsraum (Cloudflare R2, Object Lock Compliance Mode), alle Subdienstleister in der öffentlichen Subdienstleister-Liste.

Datentrennung per Postgres Row-Level Security, OAuth-Tokens verschlüsselt mit pgsodium AEAD-DET. Details auf pactaro.com/trust.

Häufige Fragen

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein rein XML-basiertes E-Rechnungsformat, das der deutschen Umsetzung der EU-Norm EN 16931 entspricht. Im Gegensatz zu ZUGFeRD gibt es kein sichtbares PDF — die Rechnung besteht ausschließlich aus strukturiertem XML. XRechnung ist das Pflichtformat für Rechnungen an deutsche Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden (B2G).

Ab wann ist XRechnung für B2G-Rechnungen Pflicht?

Die XRechnung-Pflicht für B2G-Rechnungen gilt in Deutschland bereits seit 2020 (Bundesbehörden ab November 2020, die meisten Landesbehörden bis 2021). Rechnungen an Behörden, die heute noch als PDF eingereicht werden, können abgelehnt werden. Die B2B-E-Rechnungspflicht (ZUGFeRD/XRechnung) kommt zusätzlich 2027/2028.

Unterstützt QuickBooks Online XRechnung nativ?

Nein. QuickBooks Online erstellt Standard-PDF-Rechnungen ohne das strukturierte XML, das XRechnung erfordert. Um Rechnungen an öffentliche Auftraggeber korrekt einzureichen, benötigen QBO-Nutzer eine Compliance-Brücke wie Pactaro, die die Konvertierung und die Einreichung über den richtigen Kanal automatisch übernimmt.

Wie reiche ich XRechnungen über QuickBooks ein?

Mit Pactaro: Sie verbinden QuickBooks einmalig per OAuth. Sobald Sie eine Rechnung für einen öffentlichen Auftraggeber finalisieren, erkennt Pactaro den Empfänger, erzeugt die XRechnung im korrekten XML-Format und übermittelt sie über das Peppol-Netzwerk oder direkt an das zuständige Portal (ZRE für Bundesbehörden, OZG-RE-Portale der Länder). Sie müssen nicht manuell exportieren oder portale einzeln bedienen.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen EN 16931, aber sie dienen unterschiedlichen Zwecken. ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) und wird hauptsächlich für B2B-Rechnungen eingesetzt — der Empfänger kann die Rechnung als PDF lesen und gleichzeitig automatisch verarbeiten. XRechnung ist reines XML ohne visuelle Darstellung und ist Pflicht für B2G-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.

Über welche Kanäle werden XRechnungen zugestellt?

Es gibt drei anerkannte Lieferwege: (1) Das Peppol-Netzwerk — empfohlen für Bundesbehörden; (2) das Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (ZRE) unter xrechnung.bund.de; (3) die OZG-RE-Portale der jeweiligen Bundesländer. Pactaro wählt automatisch den korrekten Kanal basierend auf dem Empfänger.

Kann ich XRechnung und ZUGFeRD gleichzeitig mit Pactaro nutzen?

Ja. Pactaro erkennt automatisch, ob der Empfänger ein öffentlicher Auftraggeber (→ XRechnung) oder ein privater Geschäftskunde (→ ZUGFeRD) ist, und wählt entsprechend das richtige Format. Sie müssen keine separate Konfiguration vornehmen.

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Pactaro ist derzeit in einer privaten Beta-Phase mit 30 Gründungsplätzen. Beta-Teilnehmer nutzen Pactaro kostenlos für die Dauer der Beta und erhalten persönliche Onboarding-Begleitung durch den Gründer.

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Hinweis: Pactaro ist kein Steuerberater. Diese Seite informiert über das XRechnung-Format und unsere Software, ersetzt aber keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei verbindlichen Fragen zur B2G-Rechnungsstellung konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater oder die zuständige Vergabestelle.