XRechnung mit Xero: B2G-Rechnungen automatisch an Behörden einreichen

Zuletzt aktualisiert 2026-05-28 · Lesezeit ~5 Minuten

Pactaro konvertiert jede in Xero genehmigte Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber automatisch ins XRechnung-Format (reines XML nach CIUS-DE / EN 16931) und übermittelt sie über das Peppol-Netzwerk, das Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (ZRE) oder das OZG-konforme Rechnungseingangsportal des zuständigen Bundeslandes (OZG-RE) — ohne manuellen Export, ohne Portalanmeldung. Sie bleiben vollständig in Xero; Pactaro übernimmt Konvertierung, Zustellung und gesetzlich vorgeschriebene 10-Jahres-Archivierung im Hintergrund.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für die maschinell lesbare elektronische Rechnung im B2G-Bereich (Business-to-Government). Er wurde vom Koordinierungsgremium für IT-Standards der öffentlichen Verwaltung (KoSIT) entwickelt und entspricht der europäischen Norm EN 16931 in der deutschen Ausprägung CIUS DE (Core Invoice Usage Specification für Deutschland).

Zentrale Merkmale von XRechnung:

Reines XML — kein PDF-Anteil, ausschließlich strukturiertes XML. Die Rechnung ist für Menschen ohne Darstellungs-Software nicht direkt lesbar.
Maschinenlesbar — kann automatisch von Behördensystemen eingelesen und verarbeitet werden, ohne manuelle Dateneingabe.
Pflichtformat für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bundesbehörden, Landesbehörden, Kommunen) in Deutschland.
Leitweg-ID erforderlich — eine vom Empfänger vergebene Routing-Kennung muss im XML eingebettet sein (siehe unten).

B2G-Pflicht: Wer muss XRechnung versenden?

Anders als die B2B-E-Rechnungspflicht (die erst 2027/2028 greift) gilt die XRechnung-Pflicht für öffentliche Auftraggeber bereits seit Jahren vollständig:

Ebene	Pflicht seit	Zustellkanal
Bundesbehörden	27. November 2020	ZRE (xrechnung.bund.de) oder Peppol
Landesbehörden	2020–2021 (je nach Bundesland)	OZG-RE-Portal des Bundeslandes oder Peppol
Kommunen	2021–2022 (je nach Landesgesetz)	Peppol oder kommunales Portal

Öffentliche Auftraggeber sind gesetzlich verpflichtet, XRechnungen zu empfangen, und können nicht-konforme Rechnungen (z.B. reine PDFs) zurückweisen. Wenn Sie heute noch PDF-Rechnungen an Behörden versenden, besteht das Risiko, dass Ihre Rechnungen nicht angenommen und die Zahlung verzögert wird.

XRechnung vs. ZUGFeRD: der Unterschied

	XRechnung	ZUGFeRD
Format	Reines XML (kein PDF)	PDF/A-3 + eingebettetes XML
Anwendungsfall	B2G — Rechnungen an Behörden	B2B — Rechnungen an Geschäftskunden
Pflicht seit	2020/2021 (B2G)	Ab 2027/2028 (B2B-Versandpflicht)
Lesbarkeit	Nur maschinenlesbar	Menschen- und maschinenlesbar
Lieferkanal	Peppol, ZRE, OZG-RE	E-Mail mit PDF/A-3, Peppol optional
Standard	CIUS-DE (EN 16931), gepflegt von KoSIT	ZUGFeRD 2.x (EN 16931, Profil EN 16931)
Leitweg-ID	Erforderlich	Nicht erforderlich

Die Leitweg-ID: Was ist das und wie bekomme ich sie?

Die Leitweg-ID ist eine Routing-Kennung für XRechnungen im deutschen Behördensystem. Sie identifiziert den genauen Empfänger — zum Beispiel eine bestimmte Abteilung eines Bundesamtes oder eine Gemeindeverwaltung — innerhalb des elektronischen Rechnungseingangskreislaufs.

Wichtige Fakten zur Leitweg-ID:

Wer vergibt sie? Die empfangende Behörde — nicht Sie als Rechnungssteller. Fordern Sie die Leitweg-ID aktiv beim Auftraggeber an, bevor Sie die erste Rechnung einreichen.
Format: Typischerweise ein Zahlencode nach dem Muster NNN-NNN-NNN## (z.B. 991-43621-56). Das genaue Format kann je nach Bundesland leicht variieren.
Wo wird sie eingebettet? Im XRechnung-XML im Feld BT-10 (Buyer reference). Pactaro trägt die Leitweg-ID automatisch ein, wenn Sie sie beim Empfänger in Pactaro hinterlegt haben.
Fehlt sie? Das Zustellsystem (ZRE, OZG-RE, Peppol) weist die Rechnung ab. Keine Leitweg-ID bedeutet keine Zustellung.

Die Xero-Lücke

Xero ist eine leistungsstarke Buchhaltungsplattform — generiert aber ausschließlich PDF-Rechnungen ohne strukturiertes XML. Das bedeutet für B2G-Rechnungen konkret:

Xero kann kein CIUS-DE-konformes XML erzeugen, das die ZRE, OZG-RE-Portale oder das Peppol-Netzwerk als XRechnung akzeptieren.
Xero hat keine Leitweg-ID-Felder in seiner Rechnungsmaske — das Routing-Element für Behörden fehlt vollständig.
Xero bietet keine Peppol-Anbindung oder direkte Schnittstelle zu ZRE/OZG-RE.

Das Ergebnis: Wer heute mit Xero Rechnungen an deutsche Behörden stellt und ein Workaround via manuellem PDF-Upload im Behördenportal nutzt, zahlt einen erheblichen Zeitpreis — und riskiert Fehler bei der manuellen Dateneingabe. Pactaro schließt diese Lücke vollautomatisch.

So funktioniert Pactaro mit Xero für XRechnung

Xero verbinden — Sie autorisieren Pactaro einmalig per OAuth in Ihrem Xero-Konto. Pactaro erhält ausschließlich Lesezugriff auf genehmigte Rechnungen (Scope: accounting.transactions.read). Keine Schreibrechte, kein Zugriff auf andere Daten.
Webhook-Erkennung — sobald Sie in Xero eine Rechnung für einen öffentlichen Auftraggeber auf APPROVED setzen, empfängt Pactaro automatisch ein Webhook-Event und ruft die Rechnungsdaten ab.
XRechnung-Erzeugung — Pactaro erzeugt eine valide XRechnung im reinen XML-Format nach CIUS-DE / EN 16931, inklusive der hinterlegten Leitweg-ID des Empfängers im Feld BT-10.
Zustellung über den richtigen Kanal — Pactaro übermittelt die XRechnung über den jeweils zuständigen Kanal: Peppol-Netzwerk für bundesweite Behörden, ZRE (xrechnung.bund.de) für Bundesministerien und -ämter, OZG-RE-Portal des entsprechenden Bundeslandes für Landesbehörden und Kommunen.
Archivierung — Original-Xero-Rechnungsdaten, erzeugtes XRechnung-XML und Zustellbestätigung werden 10 Jahre lang unveränderlich in einem EU-Archiv gespeichert (Cloudflare R2, Object Lock Compliance Mode). Das erfüllt §147 AO und die GoBD-Anforderungen automatisch.

Sicherheit & EU-Hosting

Pactaro ist konsequent EU-first konzipiert. Datenbank und Authentifizierung laufen in Frankfurt (Supabase EU-Central), die Anwendung auf Vercel EU-Edge-Regionen, das 10-Jahres-Archiv im EU-Rechtsraum (Cloudflare R2 EU). Alle Subdienstleister sind in der öffentlich einsehbaren Subdienstleister-Liste dokumentiert.

Datentrennung pro Mandant erfolgt auf Datenbankebene per Postgres Row-Level Security. OAuth-Refresh-Tokens werden mit pgsodium AEAD-DET verschlüsselt. Details zur Datenresidenz und Compliance-Roadmap finden Sie auf pactaro.com/trust.

Häufige Fragen

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein rein XML-basiertes E-Rechnungsformat, das der deutschen CIUS-DE-Umsetzung der EU-Norm EN 16931 entspricht und vom Koordinierungsgremium KoSIT gepflegt wird. Im Gegensatz zu ZUGFeRD gibt es kein sichtbares PDF — die Rechnung besteht ausschließlich aus strukturiertem XML. XRechnung ist das Pflichtformat für alle Rechnungen an deutsche Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden (B2G).

Wann ist XRechnung Pflicht für Xero-Nutzer?

Die XRechnung-Pflicht für B2G-Rechnungen gilt in Deutschland bereits seit 2020. Bundesbehörden nehmen seit dem 27. November 2020 ausschließlich XRechnungen an. Die meisten Landesbehörden und Kommunen folgten bis Ende 2021. Wenn Sie heute als Xero-Nutzer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber als Standard-PDF versenden, können diese abgelehnt werden. Die zusätzliche B2B-Pflicht (ZUGFeRD) kommt erst 2027/2028.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine Routing-Kennung, die von der empfangenden Behörde vergeben und dem Lieferanten mitgeteilt wird. Sie identifiziert den genauen Empfänger innerhalb des deutschen Behördensystems und muss im XRechnung-XML eingebettet sein. Das Format ist typischerweise NNN-NNN-NNN## (Zahlenblöcke mit optionalem Suffix). Ohne korrekte Leitweg-ID wird die Rechnung vom Zustellsystem abgelehnt.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen EN 16931, dienen aber unterschiedlichen Zwecken. ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) für B2B-Rechnungen — der Empfänger kann die Rechnung als PDF lesen und gleichzeitig automatisch verarbeiten. XRechnung ist reines XML ohne visuelle Darstellung und ist Pflicht für B2G-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Pactaro erkennt automatisch den Empfängertyp und wählt das richtige Format.

Welche Behörden akzeptieren XRechnung über Xero?

Alle deutschen öffentlichen Auftraggeber sind gesetzlich verpflichtet, XRechnungen zu empfangen: Bundesministerien und Bundesämter (über ZRE), Landesministerien und Landesbehörden (über OZG-RE-Portale der jeweiligen Bundesländer), sowie Städte, Gemeinden und Landkreise (über Peppol oder entsprechende Landesportale). Pactaro übermittelt an den jeweils zuständigen Kanal basierend auf der Leitweg-ID des Empfängers.

Wie liefert Pactaro XRechnungen aus Xero?

Sie verbinden Xero einmalig per OAuth mit Pactaro. Sobald Sie in Xero eine Rechnung für einen öffentlichen Auftraggeber genehmigen (Status APPROVED), empfängt Pactaro automatisch ein Webhook-Event, ruft die Rechnungsdaten ab, erzeugt eine valide XRechnung nach CIUS-DE/EN 16931 und übermittelt sie über den korrekten Kanal: Peppol-Netzwerk, ZRE (Bundesbehörden) oder OZG-RE (Landesbehörden). Kein manueller Export, keine Portalanmeldung.

Muss ich Xero verlassen, um XRechnung-konform zu sein?

Nein. Pactaro ist eine Compliance-Brücke, kein Ersatz für Xero. Sie bleiben vollständig in Xero und arbeiten wie bisher. Pactaro übernimmt im Hintergrund die XRechnung-Erzeugung, die Zustellung über ZRE/OZG-RE/Peppol und die gesetzlich vorgeschriebene 10-Jahres-Archivierung. Ihre Xero-Arbeitsabläufe bleiben unverändert.

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Pactaro ist derzeit in einer privaten Beta-Phase mit 30 Gründungsplätzen. Beta-Teilnehmer nutzen Pactaro kostenlos für die Dauer der Beta und erhalten persönliche Onboarding-Begleitung durch den Gründer.

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Hinweis: Pactaro ist kein Steuerberater. Diese Seite informiert über das XRechnung-Format und unsere Software, ersetzt aber keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei verbindlichen Fragen zur B2G-Rechnungsstellung konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater oder die zuständige Vergabestelle.