E-Rechnung Checkliste 2027: Was deutsche Unternehmen jetzt tun müssen

Zuletzt aktualisiert 2026-05-28 · Lesezeit ~5 Minuten

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 1. Januar 2027 gilt für Unternehmen mit über €800.000 Vorjahresumsatz auch die Versandpflicht für E-Rechnungen nach EN 16931 (ZUGFeRD oder XRechnung); ab 1. Januar 2028 für alle übrigen B2B-Unternehmen. Reine PDF-Rechnungen erfüllen die gesetzliche Anforderung ab dann nicht mehr. Diese Checkliste zeigt die 10 Schritte, die kein Unternehmen vergessen sollte — insbesondere wenn die Buchhaltung auf QuickBooks Online oder Xero läuft.

Warum jetzt handeln?

Die wichtigsten Gründe, die Vorbereitung nicht auf die lange Bank zu schieben:

Empfangspflicht gilt bereits: Seit dem 1. Januar 2025 können Geschäftskunden Ihnen eine E-Rechnung zustellen — und Sie sind gesetzlich verpflichtet, sie anzunehmen und zu verarbeiten.
Software-Implementierungen dauern: Die Integration einer Compliance-Brücke, das Testen der Konvertierung und die Schulung Ihrer Mitarbeiter benötigen Zeit. Unternehmen, die im Herbst 2026 anfangen, riskieren Hektik kurz vor dem Stichtag.
Kundenseitige Anforderungen steigen: Große Auftraggeber (insbesondere Konzerne und öffentliche Stellen) beginnen bereits heute, nur noch E-Rechnungen zu akzeptieren — unabhängig vom gesetzlichen Stichtag.
GoBD-konforme Archivierung ab Tag 1: Auch empfangene E-Rechnungen müssen GoBD-konform 10 Jahre aufbewahrt werden. Systeme, die das nicht von Anfang an tun, erzeugen Nacharbeit.

Die 10-Punkte-Checkliste

1. Format prüfen: ZUGFeRD oder XRechnung?

Stellen Sie fest, welche Formate Sie benötigen:

Rechnungen an deutsche Unternehmen (B2B) → ZUGFeRD 2.2 (Profil EN 16931)
Rechnungen an Bundesbehörden, Landesbehörden oder öffentliche Einrichtungen (B2G) → XRechnung (CIUS DE), mit Leitweg-ID des Empfängers
Rechnungen an französische Unternehmen → Factur-X (technisch identisch mit ZUGFeRD 2.x)
Rechnungen an belgische oder niederländische Unternehmen → Peppol BIS Billing 3.0 über einen Access Point

2. Buchhaltungssoftware prüfen: Kann sie E-Rechnungen erzeugen?

Fragen Sie Ihren Softwareanbieter konkret, ob und ab wann er ZUGFeRD 2.2 und XRechnung nativ unterstützt:

DATEV, Lexware, sevDesk: haben E-Rechnungsfeatures angekündigt oder bereits integriert.
QuickBooks Online, Xero, Zoho Books: erzeugen Stand Mai 2026 noch keine EN-16931-konformen Rechnungen für Deutschland. Eine Compliance-Brücke ist erforderlich.

Falls Ihr System das Format nicht nativ unterstützt, benötigen Sie eine externe Lösung (siehe Punkt 10).

3. Empfangspflicht erfüllen (gilt seit 1. Januar 2025)

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen eingehende E-Rechnungen verarbeiten kann:

Definieren Sie eine E-Mail-Adresse für den Empfang von ZUGFeRD-Rechnungen (z.B. eingangsrechnung@ihredomaene.de).
Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware das eingebettete XML lesen oder zumindest GoBD-konform archivieren kann.
Teilen Sie Lieferanten, die bereits E-Rechnungen ausstellen, die Empfangsadresse mit.

4. Lieferantenstamm prüfen

Kontaktieren Sie Ihre wichtigsten Lieferanten und fragen Sie:

Können sie bereits E-Rechnungen ausstellen?
In welchem Format senden sie (ZUGFeRD, XRechnung, PDF)?
Benötigen Sie von Ihnen eine Leitweg-ID (nur relevant für B2G) oder eine Peppol-ID?

5. Archivierungslösung prüfen (10 Jahre, GoBD-konform)

Gemäß §147 AO müssen alle Rechnungen — ob eingehend oder ausgehend — 10 Jahre lang revisionssicher aufbewahrt werden. Für E-Rechnungen bedeutet das:

Unveränderliche Archivierung: Kein nachträgliches Löschen oder Überschreiben.
Maschinell lesbar: Das XML muss abrufbar bleiben, nicht nur das PDF.
Im EU-Rechtsraum (empfohlen für DSGVO-Konformität).

6. Steuernummer und USt-IdNr. pflegen

EN-16931-konforme Rechnungen erfordern bestimmte Pflichtfelder. Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Buchhaltungssystem hinterlegt sind:

Ihre vollständige USt-IdNr. (z.B. DE123456789)
Die USt-IdNr. oder Steuernummer des Rechnungsempfängers (für B2B-Rechnungen)
IBAN und BIC für die Zahlungsreferenz (Pflichtfeld in EN 16931)

7. Kundenstamm pflegen: Leitweg-ID für B2G-Rechnungen

Wenn Sie an öffentliche Auftraggeber rechnen, hinterlegen Sie die Leitweg-ID jedes Auftraggebers in Ihrem Kundenstamm. Die Leitweg-ID ist das B2G-Routing-Merkmal für XRechnung in Deutschland (Beispielformat: 991-12345678-06). Sie wird Ihnen vom Auftraggeber bei Auftragserteilung mitgeteilt.

8. Mitarbeiter schulen

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die Rechnungen erstellen oder verarbeiten, wissen:

Was eine E-Rechnung ist und was sie von einer PDF-Rechnung unterscheidet
Welches Format für welchen Empfänger verwendet werden muss
Wie eingehende E-Rechnungen korrekt in die Archivierung übergehen
An wen sie sich bei Fragen wenden können (Steuerberater, IT)

9. Software-Roadmap Ihres Anbieters abfragen

Fragen Sie Ihren Buchhaltungssoftware-Anbieter schriftlich:

"Werden Sie ZUGFeRD 2.2 und XRechnung für deutsche B2B/B2G-Rechnungen bis Januar 2027 unterstützen?"
"Was ist der konkrete Zeitplan und gibt es eine Beta?"

Falls der Anbieter keinen verbindlichen Zeitplan nennen kann, planen Sie die Lücke mit einer Compliance-Brücke (Punkt 10) ein.

10. Compliance-Brücke einrichten (falls QuickBooks Online oder Xero)

Wenn Ihre Buchhaltungssoftware kein natives E-Rechnungsformat erzeugt, einrichten Sie eine Compliance-Brücke, die:

Jede Ausgangsrechnung automatisch nach ZUGFeRD 2.2 (B2B) oder XRechnung (B2G) konvertiert
Die Rechnung über den korrekten Kanal zustellt (E-Mail für ZUGFeRD, ZRE/OZG-RE oder Peppol für XRechnung)
Jede Rechnung inklusive XML und Liefernachweis 10 Jahre lang GoBD-konform archiviert
Im EU-Rechtsraum betrieben wird und DSGVO-konform ist

Pactaro verbindet sich per OAuth mit QuickBooks Online oder Xero und übernimmt die Schritte 1–3 (Konvertierung, Lieferung, Archivierung) automatisch — ohne Systemwechsel.

Zeitplan-Tabelle: Was gilt wann?

Datum	Pflicht	Betrifft	Handlungsbedarf
1. Jan. 2025	Empfangspflicht	Alle deutschen B2B-Unternehmen	E-Mail-Adresse + Archivierungslösung
31. Dez. 2025	Ende EDI-Übergangsfrist für Großunternehmen	Unternehmen mit Umsatz > €800k	EDI-Systeme auf EN 16931 migrieren
31. Dez. 2026	Ende aller Übergangsfristen (PDF, Papier)	Alle B2B-Unternehmen	Softwareumstellung abschließen
1. Jan. 2027	Versandpflicht	Unternehmen mit Vorjahresumsatz > €800.000	ZUGFeRD/XRechnung-Ausgang aktiv
1. Jan. 2028	Versandpflicht für alle	Alle übrigen deutschen B2B-Unternehmen	Volle E-Rechnungskonformität

Rechtsgrundlage: §14 UStG i.V.m. Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108, 27. März 2024). Ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis €250 (§33 UStDV), Fahrausweise, bestimmte steuerbefreite Umsätze. Für verbindliche Auskunft: Bundesfinanzministerium oder Steuerberater.

Häufige Fragen

Was müssen deutsche Unternehmen zur E-Rechnungspflicht wissen?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 gilt für Unternehmen mit mehr als €800.000 Vorjahresumsatz auch die Versandpflicht; ab 1. Januar 2028 für alle übrigen B2B-Unternehmen. Als E-Rechnung gelten nur Formate nach EN 16931 — in Deutschland typischerweise ZUGFeRD (B2B) oder XRechnung (B2G). Reine PDF-Rechnungen erfüllen die Anforderung ab 2027/2028 nicht mehr.

Kann ich mit QuickBooks Online oder Xero E-Rechnungen erstellen?

Nicht von Haus aus. QuickBooks Online und Xero erzeugen standardmäßig nur einfache PDFs ohne das gesetzlich geforderte EN-16931-XML. Beide Plattformen haben angekündigt, E-Rechnungsfeatures zu integrieren, aber noch keinen verbindlichen Zeitplan für Deutschland kommuniziert (Stand Mai 2026). Eine Compliance-Brücke wie Pactaro konvertiert jede Rechnung automatisch ins korrekte Format.

Was ist die Empfangspflicht und wie erfülle ich sie?

Die Empfangspflicht besagt, dass Ihr Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können muss. Sie können eine E-Rechnung nicht mehr einfach ablehnen, weil Ihr System kein XML versteht. Zur Erfüllung genügt eine E-Mail-Adresse, die ZUGFeRD-PDFs empfängt, und eine Software, die das eingebettete XML verarbeiten kann — oder zumindest archiviert.

Wie lange müssen E-Rechnungen archiviert werden?

E-Rechnungen müssen gemäß §147 AO und den GoBD 10 Jahre lang aufbewahrt werden — in unveränderlicher, maschinell lesbarer Form. Das bedeutet: nicht nur das PDF, sondern auch die XML-Datei und der Nachweis der unveränderten Aufbewahrung (Revisionssicherheit). Pactaro archiviert automatisch jede konvertierte Rechnung 10 Jahre lang in einem unveränderlichen EU-Archiv (Cloudflare R2, Object Lock Compliance Mode).

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinstunternehmen?

Die Empfangspflicht (seit Jan. 2025) gilt für alle B2B-Unternehmen ohne Umsatzgrenze. Die Versandpflicht ab 2028 gilt ebenfalls für alle — es gibt keine Ausnahme für Kleinstunternehmen oder Einzelunternehmer mit B2B-Tätigkeit. Ausgenommen sind nur Rechnungen unter €250 (Kleinbetragsrechnungen nach §33 UStDV), Fahrausweise sowie bestimmte steuerbefreite Umsätze (§4 UStG).

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Hinweis: Pactaro ist kein Steuerberater. Diese Checkliste dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für verbindliche Aussagen zur E-Rechnungspflicht wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.