ZUGFeRD mit Xero: automatische E-Rechnungskonvertierung

Zuletzt aktualisiert 2026-05-28 · Lesezeit ~4 Minuten

Pactaro konvertiert jede in Xero genehmigte Rechnung automatisch ins ZUGFeRD-Format (PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931), liefert sie über den vom Empfänger geforderten Kanal und archiviert die Bestätigung 10 Jahre lang unveränderlich in der EU. Sie müssen Xero nicht verlassen — Pactaro arbeitet im Hintergrund, sobald eine Rechnung in Xero genehmigt ist.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungsformat: eine PDF/A-3-Datei, in der strukturiertes XML nach EU-Norm EN 16931 eingebettet ist. Das menschenlesbare PDF bleibt vollständig erhalten — gleichzeitig kann jedes ERP-System die Rechnungsdaten automatisch aus dem XML auslesen und verarbeiten.

ZUGFeRD ist die in Deutschland am weitesten verbreitete Erfüllungsoption für die EU-Norm zur elektronischen Rechnungsstellung. Eine reine PDF-Rechnung ohne XML-Anteil ist keine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Pflicht.

E-Rechnungspflicht in Deutschland

Die deutsche E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz (März 2024) beschlossen und greift in drei Stufen:

Datum	Pflicht	Wer?
1. Januar 2025	Empfangspflicht	Alle B2B-Unternehmen in Deutschland
31. Dezember 2026	Ende der Übergangsfrist für PDF/Papier	Alle B2B-Unternehmen
1. Januar 2027	Versandpflicht	Unternehmen mit Vorjahresumsatz > €800.000
1. Januar 2028	Volle Versandpflicht	Alle übrigen B2B-Unternehmen

Rechtsgrundlage: §14 UStG i.V.m. Wachstumschancengesetz März 2024. Verbindliche Auskunft erhalten Sie über das Bundesfinanzministerium oder Ihren Steuerberater.

Die Xero-Lücke

Xero ist eine leistungsstarke Buchhaltungsplattform — aber erzeugt standardmäßig nur PDF-Rechnungen ohne eingebettetes EN-16931-XML. Das bedeutet:

Seit Januar 2025 können Sie Xero-Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format noch nicht automatisch verarbeiten, wenn Ihr System kein XML parst.
Ab Januar 2027 (bzw. 2028) reichen Ihre Xero-Ausgangsrechnungen als Standard-PDF für deutsche B2B-Kunden nicht mehr aus. Ihr Geschäftskunde wird die Rechnung ablehnen können.

Die Lösung: Sie verlassen Xero nicht — Sie ergänzen es um eine Compliance-Brücke, die die Konvertierung, Lieferung und Archivierung übernimmt.

So funktioniert Pactaro mit Xero

Xero verbinden — Sie autorisieren Pactaro einmalig per OAuth in Ihrem Xero-Konto. Pactaro erhält ausschließlich Lesezugriff auf genehmigte Rechnungen (Scope: accounting.transactions.read).
Automatische Erkennung — sobald Sie in Xero eine Rechnung genehmigen, empfängt Pactaro ein Webhook-Event und ruft die Rechnungsdaten ab.
Konvertierung — Pactaro wählt das korrekte Format je nach Empfänger: ZUGFeRD für deutsche B2B-Kunden, XRechnung für deutsche Behörden (B2G), Factur-X für Frankreich, Peppol BIS für Belgien und grenzüberschreitende EU-Lieferungen.
Lieferung — über direkten E-Mail-Versand mit ZUGFeRD-PDF, über das Peppol-Netzwerk für EU-cross-border, oder über nationale Plattformen wo erforderlich.
Archivierung — Original-Rechnungsdaten, erzeugtes XML und Lieferbestätigung werden 10 Jahre lang in einem unveränderlichen EU-Archiv (Cloudflare R2, Object Lock Compliance Mode) gespeichert. Das erfüllt §147 AO und die GoBD-Anforderungen automatisch.

Unterstützte EU-Formate aus Xero

Format	Land / Anwendungsfall	Lieferkanal
ZUGFeRD	Deutschland B2B	E-Mail mit PDF/A-3 + XML
XRechnung	Deutschland B2G (Behörden)	PEPPOL oder nationale Plattform
Factur-X	Frankreich (Pflicht ab Sept. 2027 für KMU)	Über zertifizierte PDP-Plattform
Peppol BIS 3.0	Belgien (Pflicht seit Jan. 2026) · EU-cross-border	Peppol-Netzwerk
FatturaPA	Italien (Pflicht seit 2019)	SdI (Sistema di Interscambio)

Sicherheit & EU-Hosting

Pactaro ist konsequent EU-first konzipiert. Datenbank und Authentifizierung laufen in Frankfurt (Supabase EU-Central), die Anwendung auf Vercel EU-Edge-Regionen, das 10-Jahres-Archiv im EU-Rechtsraum (Cloudflare R2 EU). Alle Subdienstleister sind in der öffentlich einsehbaren Subdienstleister-Liste dokumentiert.

Datentrennung pro Mandant erfolgt auf Datenbankebene per Postgres Row-Level Security. OAuth-Refresh-Tokens werden mit pgsodium AEAD-DET verschlüsselt. Details zur Datenresidenz und Compliance-Roadmap finden Sie auf pactaro.com/trust.

Häufige Fragen

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein deutsches hybrides E-Rechnungsformat: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML nach EU-Norm EN 16931. Das menschenlesbare PDF bleibt erhalten, gleichzeitig können ERP-Systeme die Rechnung automatisch aus dem XML auslesen. ZUGFeRD erfüllt die deutsche E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen.

Unterstützt Xero ZUGFeRD nativ?

Nein. Xero erzeugt standardmäßig PDF-Rechnungen ohne das von ZUGFeRD geforderte eingebettete XML nach EN 16931. Um in Deutschland ab 2027/2028 B2B-konform zu bleiben, benötigen Xero-Nutzer eine Compliance-Brücke wie Pactaro, die jede Rechnung automatisch in das gesetzlich geforderte Format konvertiert.

Wie verbindet sich Pactaro mit Xero?

Sie autorisieren Pactaro einmalig per OAuth in Ihrem Xero-Konto. Pactaro erhält danach ausschließlich Lesezugriff auf finalisierte Rechnungen. Sobald Sie in Xero eine Rechnung genehmigen, empfängt Pactaro automatisch ein Webhook-Event, ruft die Rechnungsdaten ab und startet die Konvertierung.

Ab wann ist ZUGFeRD für Xero-Nutzer in Deutschland Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht greift schrittweise: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit über €800.000 Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen B2B-Unternehmen. Ab diesem Zeitpunkt reichen Xeros Standard-PDFs für B2B-Rechnungen nicht mehr aus.

Muss ich Xero verlassen, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen?

Nein. Pactaro ist eine Compliance-Brücke, kein Ersatz für Xero. Sie behalten Xero wie gewohnt — Pactaro kümmert sich ausschließlich um Formatkonvertierung, Lieferung und das gesetzlich vorgeschriebene 10-Jahres-Archiv im Hintergrund. Ihre Arbeitsabläufe in Xero bleiben vollständig unverändert.

Welche EU-Formate unterstützt Pactaro für Xero-Rechnungen?

Pactaro konvertiert Xero-Rechnungen in alle relevanten EU-Formate: ZUGFeRD (Deutschland B2B), XRechnung (Deutschland B2G, für Behördenrechnungen), Factur-X (Frankreich), Peppol BIS 3.0 (Belgien und grenzüberschreitende EU-Rechnungen), FatturaPA via SdI (Italien). Das richtige Format wird automatisch nach Empfängerland und -typ gewählt.

Wie werden die Rechnungen archiviert?

Pactaro speichert jede über Xero erstellte Rechnung zusammen mit dem Original-Webhook-Payload, der erzeugten XML-Datei und der Lieferbestätigung 10 Jahre lang in einem unveränderlichen EU-Archiv (Cloudflare R2 mit Object Lock im Compliance Mode). Das deckt §147 AO und die GoBD-Anforderungen ab.

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Pactaro ist derzeit in einer privaten Beta-Phase mit 30 Gründungsplätzen. Beta-Teilnehmer nutzen Pactaro kostenlos für die Dauer der Beta und erhalten persönliche Onboarding-Begleitung durch den Gründer.

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Hinweis: Pactaro ist kein Steuerberater. Diese Seite informiert über das ZUGFeRD-Format und unsere Software, ersetzt aber keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei verbindlichen Fragen zur E-Rechnungspflicht konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater.