E-Rechnungspflicht 2025/2027/2028: Stufenplan für KMU

Q: Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht verpflichtet Unternehmen zur Ausstellung und Annahme strukturierter elektronischer Rechnungen nach EU-Norm EN 16931. In Deutschland gilt sie seit 2025 für den Empfang; die Versandpflicht greift 2027 für Unternehmen über €800.000 Vorjahresumsatz und 2028 für alle übrigen B2B-Unternehmen.

Q: Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?

Drei Stufen: Seit 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über €800.000 Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden. Ab 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle anderen B2B-Unternehmen. Die Übergangsfrist für Papier- und PDF-Rechnungen endet am 31. Dezember 2026.

Q: Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmen?

Ja, im Grundsatz. Die deutsche E-Rechnungspflicht trifft alle B2B-Unternehmen unabhängig von Größe. Lediglich Kleinbetragsrechnungen unter €250 sind ausgenommen. Auch Kleinunternehmer im Sinne von §19 UStG (Umsatz unter €22.000) müssen E-Rechnungen empfangen können; die Versandpflicht für sie startet ab 2028.

Q: Welches Format ist in Deutschland Pflicht?

EN 16931 ist der EU-Standard. Deutschland erlaubt zwei konkrete Formate, die EN 16931 erfüllen: ZUGFeRD (hybrid PDF/A-3 mit eingebettetem XML — für allgemeine B2B-Nutzung) und XRechnung (reines XML — Pflicht für B2G-Rechnungen an Behörden). Reine PDF-Rechnungen ohne XML sind keine E-Rechnungen im Rechtssinn.

Q: Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung?

Eine nicht-konforme Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des UStG. Folgen: Vorsteuerabzug beim Empfänger kann verweigert werden, Umsatzsteuer-Sonderprüfungen werden wahrscheinlicher, im Wiederholungsfall sind Bußgelder bis €5.000 möglich. Die größere praktische Folge ist meist, dass Geschäftskunden nicht-konforme Rechnungen schlicht ablehnen.

Q: Was ist mit B2C-Rechnungen (an Endkunden)?

B2C-Rechnungen sind in Deutschland nicht von der E-Rechnungspflicht erfasst. Nur Geschäftskunden müssen E-Rechnungen empfangen können. Wenn Sie überwiegend an Endverbraucher fakturieren, ändert die Pflicht für Sie nur den Versand an Ihre Geschäftskunden.

Q: Wie verhält sich die EU-Pflicht zu meinen anderen EU-Kunden?

Jedes EU-Land entscheidet eigenständig: Belgien hat seit Januar 2026 Peppol-Pflicht für alle B2B-Rechnungen. Italien hat seit 2019 das System SdI mit FatturaPA-Format. Frankreich startet die Empfangspflicht September 2026 und die Versandpflicht für KMU September 2027. Wenn Sie EU-weit fakturieren, müssen Sie pro Empfängerland das richtige Format und den richtigen Lieferkanal nutzen.

Q: Welche Tools unterstützen die E-Rechnungspflicht für QuickBooks- und Xero-Nutzer?

QuickBooks Online und Xero erstellen standardmäßig PDF-Rechnungen ohne EN-16931-XML. Um konform zu sein, brauchen Sie entweder einen Wechsel des Buchhaltungssystems (etwa zu DATEV) oder eine Compliance-Brücke wie Pactaro, die jede QBO-/Xero-Rechnung automatisch ins korrekte EU-Format konvertiert, über den richtigen Kanal liefert und 10 Jahre lang archiviert.

Zuletzt aktualisiert 2026-05-26 · Lesezeit ~5 Minuten

Die deutsche E-Rechnungspflicht greift in drei Stufen: seit 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über €800.000 Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden; ab 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle übrigen B2B-Unternehmen. Erlaubte Formate sind ZUGFeRD und XRechnung (beide erfüllen die EU-Norm EN 16931). Eine reine PDF-Rechnung ohne eingebettetes XML ist keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht.

Stufenplan Deutschland

Datum	Pflicht	Wer ist betroffen?
1. Januar 2025	Empfangspflicht	Alle B2B-Unternehmen in Deutschland
31. Dezember 2026	Ende der Übergangsfrist für PDF/Papier	Alle B2B-Unternehmen
1. Januar 2027	Versandpflicht	Unternehmen mit Vorjahresumsatz > €800.000
1. Januar 2028	Volle Versandpflicht	Alle übrigen B2B-Unternehmen

Rechtsgrundlage: §14 UStG i.V.m. Wachstumschancengesetz vom März 2024. Verbindliche Auskunft erhalten Sie über das Bundesfinanzministerium oder Ihren Steuerberater.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht trifft alle B2B-Geschäftsbeziehungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen — unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform.

Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG): voll erfasst
Personengesellschaften (GbR, OHG, KG): voll erfasst
Einzelunternehmer und Freiberufler: voll erfasst (außer Kleinunternehmer-Regelung, siehe unten)
Kleinunternehmer nach §19 UStG (Umsatz < €22.000): müssen E-Rechnungen empfangen können; die Versandpflicht greift erst ab 2028
Kleinbetragsrechnungen unter €250: ausgenommen
B2C-Rechnungen an Endverbraucher: nicht erfasst
Rechnungen ins Ausland (B2B): nicht erfasst von der deutschen Pflicht — es gelten die Regeln des Empfängerlands

Welche Formate erfüllen die Pflicht?

Erlaubt sind alle Formate, die der EU-Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland praktisch relevant sind zwei:

ZUGFeRD — hybrides Format: PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML nach EN 16931. Standard für B2B. Menschenlesbar (PDF) und maschinenlesbar (XML) zugleich.
XRechnung — reines XML, ohne PDF-Anteil. Pflicht für B2G-Rechnungen an Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden.

Wichtig: Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail versandt wird, ist keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Sie muss strukturiertes XML nach EN 16931 enthalten oder darin bestehen.

EU-Länder im Vergleich

Wenn Sie EU-weit fakturieren, müssen Sie zusätzlich die jeweiligen nationalen Regeln einhalten:

Land	Status	Format	Lieferkanal
🇩🇪 Deutschland	Empfang seit 2025 · Versand 2027/2028	ZUGFeRD / XRechnung	E-Mail mit XML, Peppol optional
🇧🇪 Belgien	Aktiv seit 1.1.2026 · Bußgelder seit April	Peppol BIS 3.0	Peppol-Netzwerk (Pflicht)
🇫🇷 Frankreich	Empfang ab 1.9.2026 · Versand für KMU ab 1.9.2027	Factur-X, UBL, CII	Über zertifizierte Plattform (PDP)
🇮🇹 Italien	Vollständig aktiv seit 2019	FatturaPA XML	SdI (Sistema di Interscambio)
🇦🇹 Österreich	B2G seit 2014, B2B in Planung	ebInterface / Peppol	e-Rechnung.gv.at, Peppol

Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Eine nicht-konforme Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des UStG. Die konkreten Folgen:

Vorsteuerabzug-Verweigerung beim Empfänger — wahrscheinlichste Praxisfolge. Ihr Geschäftskunde kann die Rechnung schlicht nicht buchen.
Umsatzsteuer-Sonderprüfungen werden bei wiederholt nicht-konformer Rechnungsstellung wahrscheinlicher.
Bußgelder bis €5.000 nach §379 AO bei vorsätzlichem oder wiederholtem Verstoß.
Faktischer Geschäftsabbruch: viele Geschäftskunden — insbesondere große Unternehmen mit automatisierter Eingangsrechnungsverarbeitung — lehnen nicht-konforme Rechnungen ab.

Was wenn ich QuickBooks Online oder Xero nutze?

QuickBooks Online und Xero sind beliebte Buchhaltungs-Plattformen mit guter QBO-/Xero-spezifischer Automatisierung — aber beide erstellen standardmäßig nur PDF-Rechnungen ohne EN-16931-XML. Ab dem 1. Januar 2027 (bzw. 2028 für kleinere Unternehmen) reicht das für B2B nicht mehr aus.

Sie haben drei Optionen:

Wechsel zu einem deutschen Buchhaltungssystem wie DATEV, lexoffice oder sevDesk. Erfordert vollständige Datenmigration und Umstellung Ihrer Arbeitsabläufe. Hoher Aufwand.
Manuelle Erstellung der E-Rechnungen pro Geschäftskunde — praktisch nicht skalierbar bei mehr als wenigen Rechnungen pro Monat.
Eine Compliance-Brücke wie Pactaro nutzen, die QuickBooks- oder Xero-Rechnungen automatisch ins korrekte Format konvertiert, über den richtigen Kanal liefert und 10 Jahre lang in der EU archiviert. Sie behalten Ihre vertraute Software, wir sorgen für die Konformität im Hintergrund.

Pactaro unterstützt aktuell ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X, Peppol BIS und FatturaPA — also alle relevanten EU-Formate aus QBO oder Xero heraus.

Häufige Fragen

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht verpflichtet Unternehmen zur Ausstellung und Annahme strukturierter elektronischer Rechnungen nach EU-Norm EN 16931. In Deutschland gilt sie seit 2025 für den Empfang; die Versandpflicht greift 2027 für Unternehmen über €800.000 Vorjahresumsatz und 2028 für alle übrigen B2B-Unternehmen.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?

Drei Stufen: Seit 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über €800.000 Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden. Ab 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle anderen B2B-Unternehmen. Die Übergangsfrist für Papier- und PDF-Rechnungen endet am 31. Dezember 2026.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmen?

Ja, im Grundsatz. Die deutsche E-Rechnungspflicht trifft alle B2B-Unternehmen unabhängig von Größe. Lediglich Kleinbetragsrechnungen unter €250 sind ausgenommen. Auch Kleinunternehmer im Sinne von §19 UStG (Umsatz unter €22.000) müssen E-Rechnungen empfangen können; die Versandpflicht für sie startet ab 2028.

Welches Format ist in Deutschland Pflicht?

EN 16931 ist der EU-Standard. Deutschland erlaubt zwei konkrete Formate, die EN 16931 erfüllen: ZUGFeRD (hybrid PDF/A-3 mit eingebettetem XML — für allgemeine B2B-Nutzung) und XRechnung (reines XML — Pflicht für B2G-Rechnungen an Behörden). Reine PDF-Rechnungen ohne XML sind keine E-Rechnungen im Rechtssinn.

Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung?

Eine nicht-konforme Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des UStG. Folgen: Vorsteuerabzug beim Empfänger kann verweigert werden, Umsatzsteuer-Sonderprüfungen werden wahrscheinlicher, im Wiederholungsfall sind Bußgelder bis €5.000 möglich. Die größere praktische Folge ist meist, dass Geschäftskunden nicht-konforme Rechnungen schlicht ablehnen.

Was ist mit B2C-Rechnungen (an Endkunden)?

B2C-Rechnungen sind in Deutschland nicht von der E-Rechnungspflicht erfasst. Nur Geschäftskunden müssen E-Rechnungen empfangen können. Wenn Sie überwiegend an Endverbraucher fakturieren, ändert die Pflicht für Sie nur den Versand an Ihre Geschäftskunden.

Wie verhält sich die EU-Pflicht zu meinen anderen EU-Kunden?

Jedes EU-Land entscheidet eigenständig: Belgien hat seit Januar 2026 Peppol-Pflicht für alle B2B-Rechnungen. Italien hat seit 2019 das System SdI mit FatturaPA-Format. Frankreich startet die Empfangspflicht September 2026 und die Versandpflicht für KMU September 2027. Wenn Sie EU-weit fakturieren, müssen Sie pro Empfängerland das richtige Format und den richtigen Lieferkanal nutzen.

Welche Tools unterstützen die E-Rechnungspflicht für QuickBooks- und Xero-Nutzer?

QuickBooks Online und Xero erstellen standardmäßig PDF-Rechnungen ohne EN-16931-XML. Um konform zu sein, brauchen Sie entweder einen Wechsel des Buchhaltungssystems (etwa zu DATEV) oder eine Compliance-Brücke wie Pactaro, die jede QBO-/Xero-Rechnung automatisch ins korrekte EU-Format konvertiert, über den richtigen Kanal liefert und 10 Jahre lang archiviert.

Was Sie jetzt tun sollten

Empfangsbereitschaft prüfen (seit 2025 Pflicht): können Sie ZUGFeRD- und XRechnung-Eingangsrechnungen in Ihrem System verarbeiten? Falls nein, das hat oberste Priorität.
Versandstrategie festlegen: bis Ende 2026 können Sie weiterhin PDFs senden, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 (bzw. 2028) brauchen Sie einen automatisierten Weg, EN-16931-konforme E-Rechnungen auszustellen.
EU-Auslandsgeschäft analysieren: prüfen Sie pro EU-Empfängerland, welches Format und welcher Kanal Pflicht ist. Belgien ist bereits aktiv, Frankreich folgt Ende 2026.
Steuerberater einbeziehen: Ihr Steuerberater kann individuelle Auswirkungen einschätzen und Sie auf Übergangsregelungen aufmerksam machen.

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Hinweis: Diese Seite informiert über die deutsche E-Rechnungspflicht und Pactaro als technische Lösung. Pactaro ist kein Steuerberater. Verbindliche steuerliche oder rechtliche Auskünfte erhalten Sie ausschließlich von Ihrem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt. Rechtsstand: 2026-05-26, dieser Artikel wird laufend aktualisiert.