Peppol met QuickBooks Online in België: automatisch via Hermes
Laatst bijgewerkt 2026-05-28 · Leestijd ~4 minuten
Pactaro koppelt QuickBooks Online aan het Belgische Peppol-formaat: elke factuur met de status Final wordt automatisch omgezet naar Peppol BIS Billing 3.0 XML (conform EN 16931), per e-mail bezorgd aan uw klant (inclusief leesbare PDF), en tien jaar lang onveranderlijk gearchiveerd in de EU. B2B e-facturering in Peppol BIS-formaat is verplicht voor Belgische ondernemingen vanaf 1 januari 2026 (Wet van 2 augustus 2023). Directe verzending via het Hermes-netwerk (het Belgische Peppol Access Point van FOD Financiën) is in ontwikkeling — schrijf u in op de wachtlijst. U blijft werken in QuickBooks — Pactaro regelt de conversie, bezorging en archivering volledig op de achtergrond.
QuickBooks Online en Peppol in België: de kloof
QuickBooks Online is een veelgebruikt boekhoudpakket bij Belgische KMO's, maar genereert standaard alleen PDF-facturen zonder Peppol BIS XML en is niet aangesloten op het Belgische Peppol-netwerk. Dat levert concrete problemen op:
- B2B (verplicht): facturen aan Belgische zakelijke klanten moeten via Peppol worden verstuurd. Een PDF per e-mail voldoet niet meer aan de wettelijke verplichting van kracht sinds 1 januari 2026.
- Hermes-aansluiting: QBO-gebruikers zijn niet aangesloten op Hermes, het Belgische Peppol Access Point. Zonder een tussenliggende compliance-brug kan QuickBooks geen Peppol-conforme facturen genereren of via het netwerk bezorgen.
- Wettelijke archivering: Belgisch recht verplicht bewaring van facturen gedurende 7 jaar. Een gestructureerd, onveranderlijk e-archief is vereist.
De oplossing: u verlaat QuickBooks niet — u voegt Pactaro toe als compliance-laag die de conversie, Peppol-routering en archivering volledig automatisch verzorgt.
De Belgische Peppol-verplichting: tijdlijn
België heeft een van de meest verregaande Peppol-verplichtingen van de EU. De invoering verliep gefaseerd:
| Datum | Verplichting | Doelgroep |
|---|---|---|
| Reeds van kracht | Peppol verplicht voor B2G | Leveranciers aan federale overheid (al langer actief) |
| 1 januari 2026 | Peppol verplicht voor B2B | Alle btw-plichtige Belgische ondernemingen — zenden en ontvangen via Peppol (Wet van 2 augustus 2023) |
| 2026 (gefaseerd) | Handhaving en boetes | FOD Financiën handhaaft; niet-conforme facturen kunnen worden geweigerd of leiden tot administratieve sancties |
Bronnen: Wet van 2 augustus 2023 (BS 11 september 2023), FOD Financiën (minfin.belgium.be), Peppol Authority Belgium. Pactaro is geen belastingadviseur — raadpleeg uw boekhouder voor advies over uw specifieke situatie.
Hermes: het Belgische Peppol Access Point
Hermes is het officiële Belgische Peppol Access Point, beheerd door FOD Financiën. Het is het knooppunt waarlangs alle Belgische Peppol-facturen worden gerouteerd: van de sender's Access Point via het Peppol-netwerk naar het Access Point van de ontvanger. Pactaro genereert het conforme Peppol BIS 3.0 XML en bezorgt het vandaag per e-mail aan uw klant. Directe netwerkroutering via Hermes is in ontwikkeling — meld u aan voor de wachtlijst.
De technische standaard is Peppol BIS Billing 3.0, de Europese factuurstandaard conform EN 16931. Dit is dezelfde standaard die in Nederland (NLCIUS), Duitsland (XRechnung/ZUGFeRD) en andere EU-landen wordt gebruikt — wat grensoverschrijdend factureren via Peppol mogelijk maakt.
KBO-nummer als Peppol-ID
Elk bedrijf of overheidsinstelling in het Belgische Peppol-netwerk is bereikbaar via een Peppol-ID op basis van het KBO-nummer. Het formaat is vastgelegd door de Belgische Peppol Authority:
| Schemacode | Basis | Voorbeeld | Gebruik |
|---|---|---|---|
0208: | KBO-nummer (10 cijfers, geen streepjes) | 0208:0123456789 | Alle Belgische btw-plichtige ondernemingen |
Het KBO-nummer (Kruispuntbank van Ondernemingen) telt 10 cijfers. Als uw ondernemingsnummer negen cijfers heeft (oud formaat), voegt u een voorloopnul toe. Voorbeeld: KBO 0123.456.789 wordt Peppol-ID 0208:0123456789.
Pactaro configureert uw eigen Peppol-ID bij de initiële onboarding en zoekt het Peppol-ID van uw klanten automatisch op in het Belgisch Peppol-register — geen handmatige invoer nodig.
Zo werkt Pactaro met QuickBooks voor Belgische Peppol
- QuickBooks verbinden — u autoriseert Pactaro eenmalig via OAuth in uw QBO-account. Pactaro krijgt uitsluitend leesrechten op afgeronde facturen (scope:
com.intuit.quickbooks.accounting, read-only). - Factuur op status Final — zodra u een factuur in QBO markeert als Final (verzonden of goedgekeurd), ontvangt Pactaro automatisch een webhook-event.
- Peppol BIS XML genereren — Pactaro zet de factuurdata om naar valide Peppol BIS Billing 3.0 XML conform EN 16931, inclusief Belgische KBO-routering (
0208:-prefix) en btw-mapping. - Bezorging per e-mail — het conforme Peppol BIS 3.0 XML-bestand wordt samen met een leesbare PDF per e-mail bezorgd aan uw klant. Pactaro controleert vooraf het opgegeven Peppol-ID van de ontvanger. Directe verzending via het Hermes Access Point van FOD Financiën is in ontwikkeling.
- Archivering — originele factuurdata, Peppol BIS XML en bezorgingsbevestiging worden 10 jaar bewaard in een onveranderlijk EU-archief (Cloudflare R2 met Object Lock in Compliance Mode). Voldoet aan de Belgische fiscale bewaarplicht van 10 jaar (art. 60 WBTW).
Beveiliging & EU-hosting
Pactaro is volledig EU-first ingericht. Database en authenticatie draaien in Frankfurt (Supabase EU-Central), de applicatie op Vercel EU-Edge-regio's, het 10-jaarsarchief binnen de EU (Cloudflare R2 EU). Alle subverwerkers staan vermeld op de openbare subverwerkers-lijst.
Gegevensisolatie per klant wordt afgedwongen via Postgres Row-Level Security. OAuth-refresh-tokens zijn versleuteld met pgsodium AEAD-DET. Pactaro ondertekent op verzoek een DPA (Verwerkersovereenkomst) conform artikel 28 AVG. Details over gegevensopslag en compliance-roadmap vindt u op pactaro.com/trust.
Veelgestelde vragen
Is Peppol verplicht voor mijn Belgisch bedrijf?
Ja, voor de meeste Belgische ondernemingen met een KBO-nummer. De Wet van 2 augustus 2023 verplicht alle btw-plichtige Belgische bedrijven om B2B-facturen via het Peppol-netwerk te verzenden en te ontvangen — verplicht gesteld op 1 januari 2026. Uitzonderingen gelden voor vrijgestelde kleine ondernemingen (artikel 56bis BTW-wetboek) en voor grensoverschrijdende transacties buiten de Peppol-reikwijdte. Raadpleeg uw boekhouder of de website van FOD Financiën voor uw specifieke situatie.
Ondersteunt QuickBooks Online Peppol natively in België?
Nee. QuickBooks Online genereert standaard PDF-facturen zonder Peppol BIS XML en is niet aangesloten op het Belgische Peppol-netwerk (Hermes). Om te voldoen aan de Belgische Peppol-verplichting heeft u een compliance-brug zoals Pactaro nodig, die de conversie naar Peppol BIS Billing 3.0, de Belgische routering via Hermes en de wettelijke archivering volledig automatisch afhandelt — zonder dat u QuickBooks verlaat.
Wat is het KBO-Peppol-ID van mijn bedrijf?
Uw Belgisch Peppol-ID bestaat uit het schemaprefix 0208: gevolgd door uw KBO-nummer (10 cijfers, zonder streepjes). Voorbeeld: als uw KBO-nummer 0123.456.789 is, is uw Peppol-ID 0208:0123456789. Het KBO-nummer is het Belgische ondernemingsnummer dat wordt beheerd door de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Pactaro slaat uw eigen Peppol-ID op bij de initiële configuratie en leidt het Peppol-ID van uw klanten af uit het Belgische Peppol-register.
Hoe werkt Pactaro met QuickBooks voor Belgische Peppol-facturen?
U autoriseert Pactaro eenmalig via OAuth in uw QuickBooks Online-account. Pactaro krijgt uitsluitend leesrechten op afgeronde facturen. Zodra een factuur in QBO de status Final bereikt, ontvangt Pactaro automatisch een webhook-event: de factuurgegevens worden opgehaald, omgezet naar Peppol BIS Billing 3.0 XML met Belgische KBO-routering, en het conforme document wordt per e-mail bezorgd aan uw klant (met een leesbare PDF als bijlage) en tien jaar lang onveranderlijk gearchiveerd in de EU. Directe verzending via het Hermes Access Point is in ontwikkeling — schrijf u in op de wachtlijst. U hoeft zelf niets te doen na de eenmalige instelling.
Is Pactaro GDPR-conform?
Ja. Pactaro verwerkt uw factuurgegevens uitsluitend op EU-servers (database in Frankfurt via Supabase EU-Central, archief op Cloudflare R2 EU). Er worden geen factuurgegevens doorgegeven buiten de EER. Gegevensisolatie per klant wordt afgedwongen via Postgres Row-Level Security. OAuth-tokens zijn versleuteld met pgsodium AEAD-DET. Een volledige lijst van subverwerkers staat op pactaro.com/subprocessors. Pactaro ondertekent op verzoek een DPA (Verwerkersovereenkomst) conform artikel 28 AVG.
Beta-toegang aanvragen
Pactaro bevindt zich momenteel in een besloten bètafase met 30 oprichtersplekken. Betadeelnemers gebruiken Pactaro gratis gedurende de bèta en ontvangen persoonlijke onboarding-begeleiding van de oprichter.
Disclaimer: Pactaro is geen belastingadviseur. Deze pagina informeert over het Belgische Peppol-netwerk, Hermes en onze software, maar vervangt geen fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg uw boekhouder of belastingadviseur voor bindend advies over uw factureringsverplichtingen.
Gerelateerde onderwerpen: Peppol Xero België (NL) · Peppol-verplichting België (NL) · Peppol Belgique (FR) · Peppol QuickBooks Nederland · EU e-invoicing mandate (EN) · Trust & beveiliging