Was ist ZUGFeRD? Definition, Format und Pflicht

Zuletzt aktualisiert 2026-05-28 · Lesezeit ~6 Minuten

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungsformat: eine PDF/A-3-Datei, in der strukturiertes XML nach EU-Norm EN 16931 eingebettet ist. Das menschenlesbare PDF bleibt vollständig erhalten; gleichzeitig können ERP- und Buchhaltungssysteme die Rechnungsdaten automatisch aus dem XML auslesen. ZUGFeRD ist die in Deutschland am weitesten verbreitete Erfüllungsoption für die gesetzliche E-Rechnungspflicht, die ab 1. Januar 2025 (Empfang) und ab 1. Januar 2027 (Versand) für alle B2B-Unternehmen gilt.

Definition

Der Name ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Das Format wurde vom FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) entwickelt — einem Zusammenschluss von Unternehmen, Verbänden und Bundesbehörden, dem u.a. die Bundesdruckerei, der Bitkom und das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz angehören.

ZUGFeRD verfolgt das Ziel, die Stärken zweier Welten zu vereinen: das menschenlesbare PDF, das kein Empfänger ablehnen wird, und das maschinenlesbare XML, das eine automatische Buchung ohne manuelle Dateneingabe ermöglicht. Eine reine PDF-Rechnung ohne XML-Anteil ist keine E-Rechnung im Sinne der deutschen gesetzlichen Pflicht.

Geschichte: FeRD und die Entstehung seit 2014

Die erste Version ZUGFeRD 1.0 wurde im Juni 2014 vom FeRD veröffentlicht und basierte auf dem damaligen UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) Standard. Sie war die erste breit eingesetzte hybride E-Rechnungsspezifikation in Deutschland und wurde rasch von Softwareanbietern übernommen.

Die Entwicklung verlief in enger Abstimmung mit dem europäischen Normierungsprozess: Als die EU-Norm EN 16931 im Oktober 2017 verabschiedet wurde, bildete sie die Grundlage für ZUGFeRD 2.0 (2019). Die gleichzeitige Abstimmung mit dem französischen Counterpart führte zur faktischen Vereinheitlichung mit Factur-X (Frankreich): Seit ZUGFeRD 2.1 sind ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien technisch identisch — gleiche XML-Struktur, lediglich der eingebettete Dateiname unterscheidet sich.

Aufbau: PDF/A-3 + eingebettetes XML

Eine ZUGFeRD-Datei besteht aus zwei Schichten:

PDF/A-3-Hülle: Ein normkonformes, langzeitarchivfähiges PDF nach ISO 19005-3. Es enthält alle optischen Elemente der Rechnung (Layout, Logo, Unterschrift) und kann von jedem PDF-Betrachter geöffnet werden.
Eingebettetes XML: Eine nach EN 16931 strukturierte XML-Datei (Dateiname: zugferd-invoice.xmloder factur-x.xml bei neueren Versionen), die im PDF/A-3-Container als Anlage eingebettet ist. Sie enthält alle Pflichtfelder der Rechnung in maschinenlesbarer Form: Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Empfänger, Positionen, Steuerbeträge, Bankverbindung.

Die technische Verbindung beider Schichten erfolgt über den PDF/A-3-Dateizuordnungsmechanismus (Associated File). Der MIME-Typ der XML-Einbettung ist application/xml; die Beziehung wird als Alternative oder Source deklariert.

ZUGFeRD-Versionen im Überblick

Version	Jahr	Basis	Profile	Factur-X-Äquivalent
1.0	2014	UN/CEFACT CII D13B	BASIC, COMFORT, EXTENDED	—
2.0	2019	EN 16931 / CII D16B	MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED	Factur-X 1.0 (Beta)
2.1	2020	EN 16931 / CII D16B	MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG	Factur-X 1.0
2.2	2022	EN 16931 / CII D16B	MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG	Factur-X 1.0.06 (identisch)

Für neue Implementierungen empfiehlt das FeRD ZUGFeRD 2.2. Version 1.0 ist veraltet; viele Validatoren akzeptieren sie nicht mehr. Das Profil "EN 16931" (früher "COMFORT") ist für die meisten B2B-Rechnungen ausreichend und gesetzeskonform.

ZUGFeRD vs. XRechnung vs. Factur-X

Merkmal	ZUGFeRD 2.2	XRechnung 3.0	Factur-X 1.0
Dateiformat	PDF/A-3 + XML (hybrid)	Reines XML (UBL oder CII)	PDF/A-3 + XML (hybrid)
Zielmarkt	Deutschland (B2B)	Deutschland (B2G)	Frankreich (B2B + B2G)
Technische Basis	EN 16931 + CII D16B	EN 16931 + CIUS DE	EN 16931 + CII D16B
Menschenlesbar?	Ja (PDF-Teil)	Nein	Ja (PDF-Teil)
Pflichtformat B2G DE?	Nein (XRechnung)	Ja	Nein
Pflichtformat B2B DE?	Ja (ab 2027/2028)	Nein (aber zulässig)	Nein
Interoperabilität	ZUGFeRD 2.x = Factur-X	EN-16931-konform	Factur-X = ZUGFeRD 2.x

Pflicht in Deutschland: Gesetzliche Grundlage und Zeitplan

Die gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung wurde mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108, 27. März 2024) eingeführt und in §14 UStG verankert. Sie gilt für alle inländischen B2B-Umsätze zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen mit Sitz in Deutschland.

Datum	Pflicht	Betroffene Unternehmen
1. Januar 2025	Empfangspflicht für E-Rechnungen	Alle B2B-Unternehmen in Deutschland
31. Dezember 2026	Ende der Übergangsfrist für sonstige Rechnungen (PDF, Papier)	Alle B2B-Unternehmen
1. Januar 2027	Versandpflicht für E-Rechnungen	Unternehmen mit Vorjahresumsatz > €800.000
1. Januar 2028	Versandpflicht für alle	Alle übrigen B2B-Unternehmen in Deutschland

Ausgenommen sind Kleinstbeträge (Rechnungen bis €250, §33 UStDV), Fahrausweise und bestimmte steuerbefreite Umsätze. Rechtsverbindliche Auskunft erteilt das Bundesfinanzministerium oder Ihr Steuerberater.

Wer braucht ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist relevant für alle deutschen Unternehmen, die:

Rechnungen an andere deutsche Unternehmen (B2B) stellen
Buchhaltungssoftware nutzen, die kein natives ZUGFeRD erzeugt (z.B. QuickBooks Online, Xero, Billomat, Zoho Books)
Grenzüberschreitende EU-Rechnungen ausstellen — ZUGFeRD 2.x ist mit Factur-X identisch und damit auch für französische Geschäftspartner geeignet

Unternehmen, die ausschließlich an öffentliche Auftraggeber (Bundesbehörden, Landesbehörden) rechnen, benötigen XRechnung, nicht ZUGFeRD — auch wenn ZUGFeRD mit eingebettetem XRechnung-Profil in einigen B2G-Kontexten akzeptiert wird.

Wenn Sie QuickBooks Online oder Xero nutzen, erzeugen diese Plattformen von Haus aus keine ZUGFeRD-konformen Rechnungen. Eine Compliance-Brücke wie Pactaro für QuickBooks oder Pactaro für Xero konvertiert jede Ausgangsrechnung automatisch ins korrekte Format.

Häufige Fragen

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungsformat: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML nach EU-Norm EN 16931. Das menschenlesbare PDF bleibt vollständig erhalten; gleichzeitig können ERP-Systeme die Rechnungsdaten automatisch aus dem strukturierten XML auslesen und verarbeiten.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF/A-3 + XML) und richtet sich primär an B2B-Rechnungen. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne PDF-Anteil und ist der verbindliche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) in Deutschland. Beide Formate basieren auf EN 16931 und sind untereinander konform.

Ab wann ist ZUGFeRD in Deutschland Pflicht?

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Die Versandpflicht greift ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über €800.000 und ab 1. Januar 2028 für alle übrigen B2B-Unternehmen. Rechtsgrundlage ist §14 UStG i.V.m. dem Wachstumschancengesetz (März 2024).

Unterstützt QuickBooks Online ZUGFeRD nativ?

Nein. QuickBooks Online erzeugt standardmäßig nur einfache PDF-Rechnungen ohne das von ZUGFeRD geforderte eingebettete EN-16931-XML. Um die deutsche E-Rechnungspflicht zu erfüllen, benötigen QBO-Nutzer eine Compliance-Brücke wie Pactaro.

Was bedeutet EN 16931?

EN 16931 ist die europäische Norm für das semantische Datenmodell der elektronischen Rechnung. Sie definiert, welche Pflichtfelder eine E-Rechnung enthalten muss, und ist die gemeinsame Grundlage für ZUGFeRD (Deutschland), Factur-X (Frankreich) und Peppol BIS Billing 3.0 (EU-weit). Alle konformen Formate sind untereinander interoperabel.

Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell gültig?

Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.2 (veröffentlicht 2022), die vollständig EN 16931 konform ist und vier Profile enthält: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Für die meisten B2B-Rechnungen empfiehlt FeRD das Profil EN 16931 (früher COMFORT). ZUGFeRD 2.x-Dateien sind mit Factur-X 1.0 (Frankreich) identisch — gleiche XML-Struktur, anderer Dateiname.

Hinweis: Pactaro ist kein Steuerberater. Diese Seite informiert über das ZUGFeRD-Format; sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei verbindlichen Fragen zur E-Rechnungspflicht konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater oder das Bundesfinanzministerium.