XRechnung vs. ZUGFeRD: Unterschiede einfach erklärt

Zuletzt aktualisiert 2026-05-28 · Lesezeit ~5 Minuten

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung und der verbindliche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland (B2G). ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML nach EN 16931, das menschenlesbar und maschinenverarbeitbar zugleich ist — und damit die bevorzugte Option für B2B-Rechnungen. Beide Formate basieren auf der EU-Norm EN 16931 und sind semantisch kompatibel; der entscheidende Unterschied liegt im Empfängertyp (Behörde vs. Unternehmen) und in der Dateistruktur (XML-only vs. PDF/A-3+XML).

Kurzantwort: Das Wichtigste auf einen Blick

Rechnung an eine Bundesbehörde, ein Landesministerium oder eine öffentliche Einrichtung? → XRechnung (CIUS DE), Einreichung über ZRE oder OZG-RE.
Rechnung an ein anderes deutsches Unternehmen (B2B)? → ZUGFeRD 2.2 (Profil EN 16931 oder EXTENDED), Versand per E-Mail mit PDF/A-3-Anhang.
Rechnung an ein französisches Unternehmen? → ZUGFeRD 2.x und Factur-X sind technisch identisch — dasselbe Format gilt für beide Länder.

Vergleichstabelle

Merkmal	XRechnung 3.0	ZUGFeRD 2.2
Dateiformat	Reines XML (UBL 2.1 oder CII D16B)	PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII D16B)
Zielgruppe	Öffentliche Auftraggeber (B2G)	Unternehmen (B2B)
Struktur	Nur maschinenlesbar	Maschinenlesbar + menschenlesbar
Technische Norm	EN 16931 + CIUS DE	EN 16931 + CII-Syntax
Versandpflicht	B2G: sofort (Bund seit 2020, Länder bis 2023)	B2B: ab 1. Jan. 2027 (Umsatz > €800k) / 2028 (alle)
Lieferkanal	ZRE (Bund), OZG-RE oder Peppol	E-Mail, Peppol, direkte Übertragung
Empfänger braucht	XML-Parser / ERP-Integration	Jedes PDF-Programm (visuell) + optional XML-Parser
Factur-X-Äquivalent?	Nein	Ja — ZUGFeRD 2.x = Factur-X 1.0
Leitweg-ID erforderlich?	Ja (für B2G-Routing)	Nein (B2B)

Wann sollte ich ZUGFeRD verwenden?

ZUGFeRD ist die richtige Wahl, wenn:

Ihr Empfänger ein deutsches Unternehmen (GmbH, GbR, AG, Einzelunternehmen) ist — kein öffentlicher Auftraggeber.
Sie eine Rechnung per E-Mail versenden und sichergehen wollen, dass sie sowohl maschinell verarbeitet als auch visuell gelesen werden kann.
Sie auch an französische Kunden rechnen — Factur-X (Frankreich) und ZUGFeRD 2.x sind technisch identisch; eine einzige Implementierung deckt beide Märkte ab.
Ihr Buchhaltungssystem (z.B. QuickBooks Online, Xero) kein natives ZUGFeRD erzeugt und Sie eine Compliance-Brücke nutzen.

Wann sollte ich XRechnung verwenden?

XRechnung ist die richtige Wahl, wenn:

Ihr Empfänger eine Bundesbehörde, ein Bundesministerium, eine Landesbehörde oder eine öffentliche Einrichtung ist.
Sie am öffentlichen Vergabewesen teilnehmen — XRechnung ist für Aufträge ab €1.000 (Bund) gesetzlich vorgeschrieben.
Der Auftraggeber Ihnen eine Leitweg-ID mitgeteilt hat — dieses Routing-Merkmal ist ausschließlich für B2G-Rechnungen relevant.
Sie über das Peppol-Netzwerk an öffentliche Stellen in anderen EU-Ländern rechnen (Peppol BIS Billing 3.0 ist mit XRechnung EN-16931-kompatibel).

Können ZUGFeRD und XRechnung gleichzeitig genutzt werden?

Ja — und das ist für viele Unternehmen der Normalfall. Ein Dienstleister, der sowohl an Bundesbehörden als auch an private Unternehmen rechnet, benötigt beide Formate:

Für Behördenrechnungen: XRechnung (CIUS DE), eingereicht über ZRE (Bund), OZG-RE (Länder) oder per Peppol.
Für Unternehmensrechnungen: ZUGFeRD 2.2, versandt per E-Mail.

Pactaro erkennt anhand des Empfängertyps automatisch, welches Format erforderlich ist, und wählt den passenden Lieferkanal — ohne manuelle Konfiguration pro Rechnung.

ZUGFeRD 2.1+ bietet zudem ein spezielles XRECHNUNG-Profil, das die XRechnung-CIUS DE in eine PDF/A-3-Hülle verpackt. Einzelne öffentliche Auftraggeber akzeptieren dieses Format; der Standard für B2G bleibt jedoch reines XRechnung-XML.

Häufige Fragen

Was ist der Hauptunterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne PDF-Anteil — es gibt keine menschenlesbare Version. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. XRechnung ist für B2G (Rechnungen an öffentliche Auftraggeber) vorgeschrieben; ZUGFeRD ist die bevorzugte Option für B2B-Rechnungen.

Kann ich für eine Rechnung an eine Behörde ZUGFeRD statt XRechnung verwenden?

In der Regel nein. Bundesbehörden sind gesetzlich verpflichtet, XRechnung zu akzeptieren; ob sie auch ZUGFeRD mit XRECHNUNG-Profil akzeptieren, hängt vom Auftraggeber ab. Die sichere Wahl für B2G-Rechnungen in Deutschland ist immer XRechnung (CIUS DE), eingereicht über ZRE (Zentrales Rechnungseingangsportal Bund) oder OZG-RE.

Sind XRechnung und ZUGFeRD beide EN-16931-konform?

Ja. Beide Formate implementieren die europäische Norm EN 16931. XRechnung setzt die CIUS DE (Core Invoice Usage Specification Deutschland) um, die EN 16931 mit strengeren deutschen Pflichtfeldern präzisiert. ZUGFeRD 2.x verwendet dasselbe EN-16931-Datenmodell im CII-Syntax. Beide sind untereinander semantisch kompatibel.

Welches Format soll ich für mein QuickBooks oder Xero wählen?

Für B2B-Rechnungen an deutsche Unternehmen: ZUGFeRD — das menschenlesbare PDF-Hybrid ist einfacher zu empfangen und akzeptieren. Für Rechnungen an Bundesbehörden oder Landesbehörden: XRechnung. Pactaro wählt das korrekte Format automatisch anhand des Empfängertyps (B2B vs. B2G) und des Empfängerlandes.

Was ist eine CIUS?

Eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) ist eine länderspezifische Einschränkung der EU-Norm EN 16931. Sie kann Pflichtfelder hinzufügen oder Optionen einschränken, aber keine Felder der Norm entfernen. XRechnung verwendet die CIUS DE; Peppol BIS Billing 3.0 hat eigene CIUS-Varianten. Eine EN-16931-konforme Rechnung erfüllt automatisch die CIUS-Anforderungen, wenn die zusätzlichen Pflichtfelder befüllt sind.

Gibt es ein Format, das sowohl B2B als auch B2G abdeckt?

ZUGFeRD 2.1+ bietet ein spezielles XRECHNUNG-Profil, das die XRechnung-CIUS DE in einem hybriden PDF/A-3+XML-Format erfüllt. Damit ist theoretisch ein Format für B2B und bestimmte B2G-Empfänger möglich. In der Praxis empfehlen die meisten Beratungen, für B2G weiterhin reines XRechnung-XML einzureichen, da die Portale (ZRE, OZG-RE) damit am zuverlässigsten umgehen.

Hinweis: Pactaro ist kein Steuerberater. Diese Seite informiert über E-Rechnungsformate; sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei verbindlichen Fragen konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater.