E-Rechnung für Kleinunternehmer (§19 UStG): Pflichten und Fristen 2025–2028

Zuletzt aktualisiert 2026-06-13 · Lesezeit ~4 Minuten

Kleinunternehmer nach §19 UStG sind seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können (Empfangspflicht). Die Versandpflicht — also das Ausstellen von ZUGFeRD- oder XRechnungs-Dateien — gilt für Kleinunternehmer erst ab dem 1. Januar 2028. Rechnungen ohne Mehrwertsteuer (§19-Freistellung) sind weiterhin zulässig, müssen im EN-16931-XML aber mit Steuerkategorie „E“ und einem §19-UStG-Freistellungsvermerk gekennzeichnet sein.

Was Kleinunternehmer konkret tun müssen

Die deutsche E-Rechnungspflicht trifft Kleinunternehmer in zwei Stufen:

Seit 1. Januar 2025 (bereits aktiv): Sie müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet: Sie brauchen eine Möglichkeit, ZUGFeRD-Dateien zu öffnen und in Ihrer Buchhaltung zu verarbeiten. Eine reine PDF-Empfangsfähigkeit reicht nicht aus — das eingebettete XML muss verarbeitbar sein.
Ab 1. Januar 2028: Sie müssen selbst E-Rechnungen ausstellen. Für B2B-Rechnungen an Geschäftskunden im ZUGFeRD-Format, für Rechnungen an Behörden als XRechnung.
Jetzt bis Ende 2027: Ihre Geschäftskunden mit höherem Umsatz werden ab 2027 ihrerseits nur noch E-Rechnungen akzeptieren können oder wollen. Wenn Sie frühzeitig auf E-Rechnungen umstellen, vermeiden Sie Zahlungsverzögerungen bei diesen Kunden.

Fristen im Überblick

Datum	Pflicht	Gilt für Kleinunternehmer?
Seit 1. Jan 2025	E-Rechnungen empfangen	Ja
Bis 31. Dez 2026	Übergangsfrist — PDF/Papier noch zulässig (mit Einwilligung)	Ja — Kleinunternehmer können bis 2027 PDF senden
Ab 1. Jan 2027	Versandpflicht für Unternehmen > €800.000 Vorjahresumsatz	Nein — Kleinunternehmer bleiben bis 2028 befreit
Ab 1. Jan 2028	Versandpflicht für alle B2B-Unternehmen	Ja — auch Kleinunternehmer müssen ab dann E-Rechnungen versenden

E-Rechnung ohne Mehrwertsteuer: so geht es richtig

Als Kleinunternehmer weisen Sie in Ihren Rechnungen keine Mehrwertsteuer aus. Das gilt auch für E-Rechnungen — der Unterschied liegt nur in der XML-Kennzeichnung.

Im EN-16931-XML müssen Sie folgende Felder korrekt setzen:

XML-Feld	Wert für Kleinunternehmer
Steuerkategoriecode (BT-151)	`E` (steuerbefreit)
Steuersatz (BT-152)	`0`
Befreiungsgrund (BT-121)	„Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG“
Gesamtbetrag Steuer (BT-110)	`0.00`

Tools wie Pactaro befüllen diese Felder automatisch, wenn Sie in QuickBooks oder Xero als Kleinunternehmer konfiguriert sind.

Aktuelle Schwellenwerte §19 UStG (ab 2025)

Das Jahressteuergesetz 2024 hat die Kleinunternehmergrenzen zum 1. Januar 2025 angehoben:

Kriterium	Bis 31. Dez 2024	Ab 1. Jan 2025
Vorjahresumsatz	max. €22.000	max. €25.000
Laufendes Jahr (Prognose)	max. €50.000	max. €100.000
Bei Überschreitung €100.000	Verlust der Regelung ab Beginn des Folgejahres	Verlust der Regelung sofort ab dem überschreitenden Umsatz

Rechtsgrundlage: §19 UStG i.d.F. Jahressteuergesetz 2024. Verbindliche Auskünfte erteilt Ihr Steuerberater.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Kleinbetragsrechnungen unter €250 (§33 UStDV) — keine E-Rechnungspflicht. Vereinfachte Rechnungsform weiterhin zulässig.
B2C-Rechnungen — die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen.
Rechnungen ins EU-Ausland — nur die Regeln des Empfängerlandes gelten, nicht die deutsche Pflicht.

QuickBooks / Xero für Kleinunternehmer: so hilft Pactaro

Wenn Sie als Kleinunternehmer QuickBooks Online oder Xero nutzen, können Sie dort bereits heute die Kleinunternehmerregelung konfigurieren und Rechnungen ohne Mehrwertsteuer erstellen. Was beide Systeme nicht können: das nötige ZUGFeRD-XML erzeugen.

Pactaro schließt diese Lücke:

Sie verbinden Pactaro einmalig per OAuth mit QuickBooks oder Xero (unter 5 Minuten).
Sobald Sie in QBO/Xero eine Rechnung finalisieren, liest Pactaro die Daten per Webhook aus — einschließlich Ihrer §19-UStG-Konfiguration.
Pactaro erzeugt eine konforme ZUGFeRD-Datei mit Steuerkategorie E und §19-UStG-Freistellungsvermerk.
Die Rechnung wird zugestellt und 10 Jahre archiviert.

Während der Beta-Phase ist Pactaro kostenlos. 30 Gründungsplätze.

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Häufige Fragen

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja, teilweise. Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer nach §19 UStG E-Rechnungen empfangen können (Empfangspflicht). Die Versandpflicht gilt für Kleinunternehmer erst ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin dürfen sie weiterhin PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ausstellen?

Ja. Eine Kleinunternehmer-E-Rechnung enthält wie eine normale Kleinunternehmerrechnung keine Mehrwertsteuer. Im EN-16931-XML wird der Steuerkategoriecode 'E' (steuerbefreit) verwendet und als Grund 'Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG' angegeben. Das Format (ZUGFeRD oder XRechnung) bleibt identisch — nur der Steuersatz ist 0% mit Freistellungsvermerk.

Was ist der aktuelle Kleinunternehmer-Umsatzschwellenwert?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt laut Jahressteuergesetz 2024 ein neuer Schwellenwert: Kleinunternehmer nach §19 UStG sind Unternehmer, deren Umsatz im Vorjahr €25.000 nicht überstiegen hat (vorher €22.000) und deren Umsatz im laufenden Kalenderjahr €100.000 voraussichtlich nicht übersteigen wird. Bei Überschreitung des €100.000-Schwellenwerts endet die Kleinunternehmerschaft in diesem Moment.

Sind Kleinbetragsrechnungen unter €250 von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Ja. Kleinbetragsrechnungen im Sinne von §33 UStDV (Rechnungen bis €250 Gesamtbetrag) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Für diese Rechnungen darf weiterhin ein vereinfachtes Format verwendet werden. Die meisten Rechnungen von Kleinunternehmern mit Monatsbeiträgen über €250 fallen jedoch unter die allgemeine Pflicht.

Welches Format muss ich als Kleinunternehmer verwenden?

Für B2B-Rechnungen an Geschäftskunden: ZUGFeRD 2.x (PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931). Das menschenlesbare PDF bleibt erhalten, das eingebettete XML enthält die strukturierten Rechnungsdaten mit Steuerkategorie E und §19-UStG-Vermerk. Für B2G-Rechnungen an Behörden (XRechnung) gilt dieselbe Sonderregelung zur Umsatzsteuerbefreiung.

Was passiert, wenn mein Umsatz die Kleinunternehmergrenze überschreitet?

Wenn Ihr Umsatz die €100.000-Grenze im laufenden Jahr überschreitet, verlieren Sie die Kleinunternehmerregelung sofort für den überschreitenden Umsatz. Ab diesem Moment müssen Sie Rechnungen mit Mehrwertsteuer ausstellen. Ihre E-Rechnungspflicht (Empfang seit 2025, Versand ab 2028 als Kleinunternehmer — oder ab 2027, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig werden) bleibt bestehen.

Wie erstelle ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen aus QuickBooks oder Xero?

QuickBooks Online und Xero erzeugen keine ZUGFeRD-Rechnungen. Mit Pactaro verbinden Sie Ihr QBO- oder Xero-Konto einmalig per OAuth. Sobald Sie eine Rechnung finalisieren, konvertiert Pactaro sie automatisch ins ZUGFeRD-Format mit den richtigen Feldern für Kleinunternehmer (Steuerkategorie E, §19-UStG-Freistellungsvermerk). Pactaro ist während der Beta-Phase kostenlos.

Hinweis: Pactaro ist kein Steuerberater. Diese Seite informiert über die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer und Pactaro als technische Lösung, ersetzt aber keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die Schwellenwerte für die Kleinunternehmerregelung wurden zuletzt durch das Jahressteuergesetz 2024 geändert; verbindliche Auskünfte erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt.