XRechnung für Freelancer: Behördenrechnungen rechtskonform erstellen

Zuletzt aktualisiert 2026-06-13 · Lesezeit ~4 Minuten

Freelancer und Freiberufler, die an öffentliche Auftraggeber (Bundesbehörden, Landesbehörden, Kommunen) fakturieren, sind seit dem 27. November 2020 verpflichtet, XRechnungen zu senden — unabhängig von ihrem Jahresumsatz. Eine XRechnung ist ein reines XML-Dokument nach Standard EN 16931, das über das Behördenportal oder per Peppol eingereicht wird und zwingend die Leitweg-ID des Empfängers enthält. QuickBooks Online und Xero können kein XRechnungs-XML erzeugen — Pactaro konvertiert Ihre bestehenden Rechnungen automatisch.

Die XRechnungspflicht für Freelancer

Die XRechnungspflicht für B2G-Rechnungen (Business-to-Government) basiert auf der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) vom 6. September 2017, die seit dem 27. November 2020 auch für Rechnungen unter €1.000 gilt. Auf Länderebene gelten ergänzende Regelungen.

Als Freelancer sind Sie erfasst, wenn Sie an folgende Auftraggeber fakturieren:

Bundesministerien und nachgeordnete Bundesbehörden
Bundesanstalten (Bundesagentur für Arbeit, Bundesbank, etc.)
Landesbehörden und Landesministerien (je nach Landesregelung)
Kommunen und kommunale Unternehmen
Öffentliche Hochschulen und Forschungseinrichtungen
Körperschaften des öffentlichen Rechts

Keine Mindestumsatzschwelle. Die Pflicht gilt auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG und für Einzelrechnungen unter €1.000.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID (auch „Routing-ID“) ist eine eindeutige Kennung der empfangenden Behördenstelle. Sie stellt sicher, dass Ihre XRechnung nicht nur die Behörde als Institution, sondern die konkrete zuständige Abteilung oder Kostenstelle erreicht.

Eigenschaft	Wert
Format	NNNNNN-NNNN-NN (z.B. 991-12345678-06)
Pflicht in XRechnung?	Ja — ohne Leitweg-ID wird die Rechnung abgewiesen
Wo herbekommen?	Muss Ihnen der Auftraggeber mitteilen (im Auftrag oder auf Anfrage)
XML-Feld	BT-10 (Buyer Reference / Käuferreferenz)

Wenn Ihr Auftraggeber keine Leitweg-ID angegeben hat, fordern Sie diese aktiv ein — am besten schriftlich vor Beginn des Auftrags. Bei Bundesbehörden kann die Leitweg-ID alternativ im Leitweg-ID-Verzeichnis des Bundes nachgeschlagen werden.

Einreichungskanäle für Freelancer

Auftraggeber	Empfohlener Kanal	Kosten
Bundesbehörden	e-rechnung.bund.de (ZRE — Zentrale Rechnungseingangsplattform)	Kostenlos
Behörden NRW	OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-Rechnungseingang)	Kostenlos
Behörden Bayern	ZRE Bayern	Kostenlos
Behörden Hamburg	eRechnung Hamburg	Kostenlos
Alle Bundesbehörden (alternativ)	Peppol (über Access Point)	Über Anbieter

Für Länder- und Kommunalbehörden gibt es kein einheitliches Portal. Ihr Auftraggeber teilt Ihnen den bevorzugten Einreichungsweg mit.

Pflichtfelder einer XRechnung für Freelancer

Neben den allgemeinen EN-16931-Pflichtfeldern ist für Freelancer besonders relevant:

Leitweg-ID (BT-10) — Routing-Kennung des Behördenauftraggebers
Steuernummer oder USt-IdNr. — auch Kleinunternehmer ohne USt-IdNr. geben die Steuernummer an
Auftragsnummer / Bestellnummer (BT-13) — viele Behörden bestehen auf der Angabe ihrer Bestellreferenz
Steuerkategorie — bei §19-UStG-Kleinunternehmern Kategoriecode „E“ (steuerbefreit) und Freistellungsgrund (z.B. „Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG“)
IBAN und BIC für Zahlungsangaben

QuickBooks / Xero und XRechnung: so funktioniert Pactaro

QuickBooks Online und Xero erzeugen standardmäßig nur PDF-Rechnungen ohne XRechnungs-XML. Als Freelancer mit Behördenaufträgen haben Sie drei Optionen:

Manuelle Eingabe im Behördenportal — für gelegentliche Behördenrechnungen praktikabel. Zeitaufwendig bei mehreren Rechnungen pro Monat.
Standalone-XRechnungs-Tool (z.B. Mustang, Easybill XRechnung) — erfordert manuelle Dateneingabe oder CSV-Import.
Pactaro — verbindet sich per OAuth mit Ihrem QuickBooks Online oder Xero Konto. Sobald Sie in QBO/Xero eine Rechnung finalisieren, konvertiert Pactaro sie automatisch ins korrekte Format: XRechnung für Behörden (mit Leitweg-ID aus dem Empfängerprofil), ZUGFeRD für B2B. Alles wird 10 Jahre archiviert.

Jetzt Beta-Zugang anfragen →

XRechnung vs. ZUGFeRD: was Freelancer brauchen

Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD
Format	Reines XML (UBL oder CII)	PDF/A-3 + eingebettetes XML
Pflicht bei	B2G — Rechnungen an Behörden	B2B — ab 2027/2028 für alle
Menschenlesbar?	Nein (nur maschinenlesbar)	Ja (via PDF)
Leitweg-ID nötig?	Ja (Pflichtfeld)	Nein
Einreichungskanal	Behördenportal / Peppol	E-Mail oder Peppol

Häufige Fragen

Müssen Freelancer XRechnungen ausstellen?

Ja — wenn Sie an Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor fakturieren (Bundesbehörden, Landesbehörden, Kommunen, kommunale Unternehmen, Bundesanstalten wie Jobcenter oder Universitäten). Die XRechnungspflicht für B2G-Rechnungen gilt unabhängig von Ihrem Jahresumsatz. Es gibt keine Mindestumsatzschwelle für Freelancer.

Was ist eine Leitweg-ID und wo finde ich sie?

Die Leitweg-ID ist die Routing-Kennung der Behörde — sie stellt sicher, dass Ihre XRechnung die richtige Abteilung beim Auftraggeber erreicht. Format: NNNNNN-NNNN-NN (z.B. 991-12345678-06). Ihr Auftraggeber muss Ihnen die Leitweg-ID vor der ersten Rechnungsstellung mitteilen. Ohne korrekte Leitweg-ID kann Ihre XRechnung nicht zugestellt werden.

Über welchen Kanal reiche ich als Freelancer eine XRechnung ein?

Für Rechnungen an Bundesbehörden: über das Portal e-rechnung.bund.de (kostenlos). Für Rechnungen an Behörden der Länder und Kommunen: über das jeweilige Landesportal (z.B. OZG-RE in NRW, ZRE Bayern, eRechnung Hamburg) oder per Peppol. Ihr Auftraggeber teilt Ihnen in der Regel mit, welchen Kanal er bevorzugt.

Kann ich eine XRechnung aus QuickBooks oder Xero heraus erstellen?

Nein — weder QuickBooks Online noch Xero können nativ XRechnung-XML erzeugen. Ihre Optionen: (1) Manuelle Erfassung im Behördenportal (e-rechnung.bund.de oder Landesportal) — zeitaufwendig bei regelmäßigen Behördenrechnungen. (2) Ein separates XRechnung-Tool (z.B. Mustang, Easybill XRechnung). (3) Pactaro als Compliance-Brücke — liest Ihre QuickBooks/Xero-Rechnung und konvertiert sie automatisch ins XRechnung-Format mit korrekter Leitweg-ID.

Was passiert, wenn ich als Freelancer keine XRechnung sende?

Die Behörde ist berechtigt, nicht-konforme Rechnungen zurückzuweisen. Bei Bundesbehörden gilt die XRechnungspflicht seit dem 27. November 2020 (ERechV). Konkrete Folge: Ihre Rechnung wird nicht akzeptiert, die Zahlung verzögert sich bis zur Wiedervorlage einer korrekten XRechnung. Es gibt keine automatische Bußgeldregelung für Aussteller — der finanzielle Schaden liegt in der Zahlungsverzögerung.

Was kostet es mich als Freelancer, XRechnung zu erstellen?

Für B2G-Rechnungen an Bundesbehörden ist e-rechnung.bund.de kostenlos. Für automatisierte Erstellung aus QuickBooks oder Xero ist Pactaro während der Beta-Phase kostenlos (30 Plätze). Alternativ: Mustang Open Source (kostenlos, erfordert technische Kenntnisse) oder kommerzielle Tools wie Easybill (ab €9/Monat).

Gilt die XRechnungspflicht auch für Kleinunternehmer (§19 UStG)?

Ja. Die XRechnungspflicht für B2G-Rechnungen (Rechnungen an Behörden) gilt unabhängig von der Umsatzsteuerpflicht. Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen XRechnungen ausstellen, wenn ihr Auftraggeber eine Behörde ist. Bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung) wird der Steuersatz mit 0% angegeben und der Freistellungsgrund angegeben.

Was unterscheidet XRechnung von ZUGFeRD für Freelancer?

XRechnung ist reines XML — kein PDF. Es ist ausschließlich für B2G-Rechnungen an Behörden vorgeschrieben. ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF + eingebettetes XML) und wird für B2B-Rechnungen an Geschäftskunden genutzt. Als Freelancer, der an Behörden und Unternehmen fakturiert, benötigen Sie unter Umständen beide Formate — XRechnung für Behördenrechnungen, ZUGFeRD für B2B-Rechnungen ab 2027/2028.

Hinweis: Pactaro ist kein Steuerberater. Diese Seite informiert über die XRechnungspflicht und Pactaro als technische Lösung, ersetzt aber keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt.