E-Rechnung erstellen: ZUGFeRD und XRechnung automatisch aus QuickBooks oder Xero

Zuletzt aktualisiert 2026-06-13 · Lesezeit ~4 Minuten

Eine konforme E-Rechnung in Deutschland ist eine strukturierte Datei nach EU-Norm EN 16931 — entweder als ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML, Standard für B2B) oder als XRechnung (reines XML, Pflicht für Rechnungen an Behörden). Eine gewöhnliche PDF-Datei per E-Mail ist seit dem 1. Januar 2025 keine gültige E-Rechnung im Sinne der deutschen Empfangspflicht. QuickBooks Online und Xero erzeugen von Haus aus nur Standard-PDFs — Pactaro schließt diese Lücke durch automatische Konvertierung jeder finalisierten Rechnung ins korrekte Format.

Was ist eine E-Rechnung nach deutschem Recht?

Der Begriff „E-Rechnung“ ist seit dem Wachstumschancengesetz (März 2024) gesetzlich definiert. Eine E-Rechnung im Sinne von §14 UStG muss:

in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt sein,
der EU-Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein,
eine elektronische Verarbeitung ohne menschliches Eingreifen ermöglichen.

Eine PDF-Datei — auch wenn sie per E-Mail verschickt wird oder digital unterschrieben ist — ist keine E-Rechnung in diesem Sinne, sofern kein EN-16931-XML eingebettet ist oder beiliegt.

ZUGFeRD oder XRechnung — welches Format für wen?

Format	Typ	Anwendungsfall	Menschenlesbar?
ZUGFeRD 2.x	PDF/A-3 + XML (hybrid)	B2B — allgemeine Geschäftskunden	Ja (via PDF)
XRechnung 3.x	Reines XML	B2G — Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden	Nein (nur maschinenlesbar)
Factur-X	PDF/A-3 + XML (hybrid)	Grenzüberschreitend DE–FR	Ja (identisch mit ZUGFeRD)

Für die überwiegende Mehrheit der B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD die praktischste Wahl: der Empfänger erhält eine normale PDF-Rechnung, die er wie gewohnt lesen kann, und sein ERP kann die Daten automatisch aus dem eingebetteten XML auslesen.

Pflichtfelder einer deutschen E-Rechnung

EN 16931 und §14 UStG verlangen folgende Angaben:

Feld	Pflicht?	Hinweis
Vollständiger Name + Anschrift Aussteller	Ja
Vollständiger Name + Anschrift Empfänger	Ja
Steuernummer oder USt-IdNr. Aussteller	Ja	Eines von beidem reicht
Ausstellungsdatum	Ja
Lieferdatum / Leistungszeitraum	Ja	Auch wenn identisch mit Ausstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer	Ja	Eindeutig pro Unternehmen
Menge und Art der Leistungen/Waren	Ja
Nettobetrag je Position	Ja
Steuersatz und Steuerbetrag	Ja	Auch bei 0 % / steuerfreien Leistungen
Gesamtbetrag brutto	Ja
Leitweg-ID	Nur XRechnung (B2G)	Routing-Kennung der Behörde

Fristen: Wer muss ab wann E-Rechnungen erstellen?

Datum	Pflicht	Betrifft
Seit 1. Jan 2025	Empfangspflicht	Alle B2B-Unternehmen in Deutschland
Bis 31. Dez 2026	Übergangsfrist	PDF/Papier noch zulässig mit Einwilligung des Empfängers
Ab 1. Jan 2027	Versandpflicht	Unternehmen mit Vorjahresumsatz > €800.000
Ab 1. Jan 2028	Volle Versandpflicht	Alle übrigen B2B-Unternehmen (auch Kleinunternehmer)

Rechtsgrundlage: §14 UStG i.V.m. Wachstumschancengesetz vom März 2024. Verbindliche Auskünfte erteilt Ihr Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.

Wie kann ich E-Rechnungen erstellen?

Es gibt vier grundlegende Wege:

Buchhaltungssoftware mit nativem E-Rechnungs-Modul — DATEV, lexoffice, sevDesk, Sage. Beste Integration, aber erfordert Systemwechsel weg von QuickBooks/Xero.
Standalone-E-Rechnungstools — z.B. das Open-Source-Projekt Mustang oder kommerzielle Tools wie Easybill. Erfordert manuelle Dateneingabe oder CSV-Import.
Online-Generatoren — kostenlose Tools für einzelne Rechnungen (z.B. ZUGFeRD Online). Nicht skalierbar bei mehreren Rechnungen pro Monat.
Compliance-Brücke für bestehende Systeme — Pactaro für QuickBooks Online und Xero. Sie behalten Ihr gewohntes System; Pactaro übernimmt Konvertierung, Lieferung und Archivierung automatisch.

Mit Pactaro: E-Rechnungen direkt aus QuickBooks oder Xero

Wenn Sie QuickBooks Online oder Xero nutzen, haben Sie keine native Option zur E-Rechnungserstellung — beide Systeme produzieren Standard-PDFs ohne EN-16931-XML. Pactaro schließt diese Lücke, ohne dass Sie Ihr Buchhaltungssystem wechseln müssen.

Einmalige Verbindung — Sie autorisieren Pactaro per OAuth in QuickBooks oder Xero. Der Vorgang dauert unter 5 Minuten.
Automatische Erkennung — Pactaro empfängt ein Webhook-Event, sobald Sie in Ihrem System eine Rechnung finalisieren.
Formatkonvertierung — Pactaro konvertiert die Rechnung ins korrekte Format: ZUGFeRD für B2B-Kunden, XRechnung für Behörden, Factur-X für Kunden in Frankreich, Peppol BIS für belgische und weitere EU-Kunden.
Lieferung — die konvertierte Rechnung wird über den vom Empfänger geforderten Kanal zugestellt.
10-Jahres-Archivierung — Originalrechnung, konvertierte XML-Datei und Zustellbestätigung werden unveränderlich in einem EU-Archiv gespeichert (§147 AO).

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Häufige Fragen

Was ist eine E-Rechnung im Sinne der deutschen Pflicht?

Eine E-Rechnung im Sinne der deutschen E-Rechnungspflicht (§14 UStG i.V.m. Wachstumschancengesetz) ist eine strukturierte elektronische Rechnung nach EU-Norm EN 16931. Sie muss ein maschinenlesbares XML enthalten oder daraus bestehen — eine PDF-Datei per E-Mail erfüllt diese Anforderung nicht. Die in Deutschland zulässigen Formate sind ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) und XRechnung (reines XML).

Kann ich eine E-Rechnung kostenlos erstellen?

Ja, für kleine Volumina: das kostenlose Behörden-Tool „ZUGFeRD Online“ (vormals KOSIT Validator) erlaubt die manuelle Erfassung einzelner Rechnungen und den Export als ZUGFeRD XML. Für mehr als 5–10 Rechnungen pro Monat ist eine automatisierte Lösung wie Pactaro sinnvoller — Sie erstellen die Rechnung weiterhin in QuickBooks oder Xero, Pactaro konvertiert sie automatisch ins EN-16931-Format.

Welche Software erstellt E-Rechnungen in Deutschland?

Folgende Kategorien existieren: (1) Vollständige Buchhaltungssoftware mit nativem E-Rechnungs-Modul — DATEV, lexoffice, sevDesk, Sage. (2) Standalone-E-Rechnungstools — Mustang Project (Open Source), Easybill. (3) Compliance-Brücken für bestehende Buchhaltungssysteme — Pactaro für QuickBooks Online und Xero. Pactaro eignet sich für Unternehmen, die ihre vertraute Software behalten wollen, ohne zum deutschen Marktführer DATEV zu wechseln.

Welche Pflichtfelder muss eine E-Rechnung enthalten?

Pflichtfelder nach EN 16931 (§14 UStG): vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum und Lieferdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistungen, Nettobetrag pro Position, angewandter Steuersatz und Steuerbetrag, Gesamtbetrag brutto. Für XRechnung (B2G) kommt die Leitweg-ID des Empfängers hinzu.

Muss ich als Kleinunternehmer (§19 UStG) E-Rechnungen erstellen?

Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für Kleinunternehmer erst ab 1. Januar 2028. Wenn Sie B2B-Rechnungen an Geschäftskunden stellen, die ab 2027 nur noch E-Rechnungen akzeptieren, ist es ratsam, früher umzustellen, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine normale PDF-Datei mit eingebettetem XML nach EN 16931. Das menschenlesbare PDF bleibt erhalten, gleichzeitig kann jede Software die Rechnung aus dem XML auslesen. XRechnung ist reines XML ohne PDF — Pflicht für Rechnungen an Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden (B2G). Für allgemeine B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD die praktischere Wahl.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

E-Rechnungen unterliegen nach §147 AO einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Die Rechnungen müssen unveränderlich und jederzeit maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Pactaro archiviert jede Rechnung automatisch 10 Jahre lang in einem EU-Archiv mit Unveränderlichkeitsgarantie (Cloudflare R2 Object Lock in Compliance Mode).

Wie erstellt Pactaro E-Rechnungen aus QuickBooks oder Xero?

Pactaro verbindet sich einmalig per OAuth mit Ihrem QuickBooks Online oder Xero Konto. Sobald Sie dort eine Rechnung finalisieren, empfängt Pactaro automatisch ein Webhook-Event, ruft die Rechnungsdaten ab, konvertiert sie ins korrekte EN-16931-Format (ZUGFeRD für B2B, XRechnung für B2G), liefert die Rechnung an den Empfänger und archiviert sie 10 Jahre. Sie müssen nichts an Ihrer QuickBooks/Xero-Nutzung ändern.

Hinweis: Pactaro ist kein Steuerberater. Diese Seite informiert über das Erstellen von E-Rechnungen und Pactaro als technische Lösung, ersetzt aber keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Verbindliche Auskünfte erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt.