ZUGFeRD kostenlos: echte Optionen für Selbstständige und KMU

Zuletzt aktualisiert 2026-06-13 · Lesezeit ~4 Minuten

ZUGFeRD lässt sich für einzelne Rechnungen tatsächlich kostenlos erstellen: die Open-Source-Bibliothek Mustang erzeugt valide ZUGFeRD-2.3-Dateien ohne Lizenzkosten, das Webportal ZUGFeRD Online ermöglicht manuelle Rechnungserfassung im Browser, und der KOSIT-Validator prüft Dateien kostenlos auf EN-16931-Konformität. Für QuickBooks Online und Xero ist Pactaro während der Beta-Phase ebenfalls kostenlos — und übernimmt Konvertierung, Lieferung und 10-Jahres-Archivierung vollautomatisch.

Kostenlose ZUGFeRD-Optionen im Überblick

Tool	Typ	Geeignet für	Kosten
Mustang	Open-Source-Bibliothek (Java)	Entwickler, technisch versierte Nutzer	Kostenlos (Apache 2.0)
ZUGFeRD Online	Webportal	Einzelne Rechnungen manuell	Kostenlos
KOSIT Validator	Validator (Web + CLI)	Prüfung vorhandener ZUGFeRD-/XRechnungs-Dateien	Kostenlos
e-rechnung.bund.de	Einreichungsportal	XRechnung an Bundesbehörden (B2G)	Kostenlos
Pactaro Beta	Compliance-Brücke für QBO/Xero	QuickBooks Online und Xero Nutzer	Kostenlos während Beta (30 Plätze)

Mustang: die bewährteste Open-Source-Option

Das Mustang-Projekt (mustangproject.org) ist eine Java-Bibliothek zur Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD- und XRechnungs-Dateien. Es ist seit über 10 Jahren aktiv gepflegt, produziert ZUGFeRD 2.3 (EN 16931) sowie XRechnung 3.x und gilt als Referenzimplementierung in der deutschen Open-Source-Community.

Lizenz: Apache 2.0 — kommerzielle Nutzung erlaubt
Maven Central: org.mustangproject:library
Unterstützte Profile: EN 16931 (COMFORT), MINIMUM, BASIC
Auch als Desktop-App (Mustang App) ohne Java-Kenntnisse nutzbar

Für Nicht-Entwickler gibt es zusätzlich die Mustang App — eine plattformübergreifende Desktop-Anwendung, die ZUGFeRD-Felder per Formular erfasst und eine valide PDF/A-3-Datei exportiert.

Kostenlose Validierung von ZUGFeRD-Dateien

Bevor Sie ZUGFeRD-Dateien an Geschäftspartner schicken, sollten Sie diese gegen die EN-16931-Schematron-Regeln validieren. Zwei kostenlose Tools:

KOSIT Validator (kosit.de) — Webanwendung und CLI, prüft ZUGFeRD, XRechnung und Peppol-Dateien. Betrieben vom Bundesamt für zentrale Dienste und offene Informationstechnologien (KOSIT).
Mustang Validator — integriert in Mustang CLI und App, prüft speziell ZUGFeRD-Dateien auf EN-16931-Konformität.

Was kostenlose Tools nicht leisten

Kostenlose ZUGFeRD-Tools erzeugen valide XML-Dateien — das ist ihr Scope. Was sie nicht übernehmen:

Automatische Datenübernahme aus Ihrem Buchhaltungssystem (QuickBooks, Xero). Sie müssen Rechnungsdaten manuell eintippen oder strukturiert importieren.
Automatischer Versand über den korrekten Kanal (E-Mail mit ZUGFeRD, Peppol-Netzwerk, nationale Plattformen).
10-Jahres-Archivierung nach §147 AO mit Unveränderlichkeitsgarantie.
Statusverfolgung und Nachweis der Zustellung.

Für Selbstständige mit sehr wenigen Rechnungen pro Monat (unter 5) sind kostenlose Tools absolut ausreichend. Wer regelmäßig mehr Rechnungen ausstellt oder bereits QuickBooks/Xero im Einsatz hat, profitiert von einer automatisierten Lösung.

ZUGFeRD aus QuickBooks Online oder Xero

Weder QuickBooks Online noch Xero können nativ ZUGFeRD erzeugen. Ihre Optionen als QBO/Xero-Nutzer:

Manuelle Parallelerfassung — Rechnung in QBO/Xero wie gewohnt erstellen, dieselben Daten manuell in ein ZUGFeRD-Tool eingeben. Doppelter Aufwand, fehleranfällig.
CSV-Export + Import in ein ZUGFeRD-Tool. Erfordert Mapping-Konfiguration und laufende Pflege.
Pactaro — verbindet sich einmalig per OAuth mit QBO/Xero, empfängt jeden Rechnungsabschluss per Webhook und konvertiert vollautomatisch ins ZUGFeRD-Format. Kein Doppelaufwand. Während der Beta-Phase kostenlos.

Jetzt Beta-Zugang anfragen (kostenlos) →

Preisvergleich bezahlter ZUGFeRD-Tools (Stand 2026)

Anbieter	Einstiegspreis	ZUGFeRD enthalten?	Für QBO/Xero-Nutzer
DATEV Unternehmen Online	ab ca. €14/Monat + Steuerberater	Ja	Erfordert Migration zu DATEV
lexoffice	ab €7,90/Monat	Ja (ab L-Paket)	Erfordert Migration
sevDesk	ab €14,90/Monat	Ja	Erfordert Migration
Easybill	ab €9/Monat	Ja	Standalone-Tool, kein QBO-Sync
Pactaro	Kostenlos (Beta) · dann €19–€79/Monat	Ja	Direkt für QBO + Xero — kein Wechsel nötig

Preise ohne Gewähr; laufend aktualisiert. Stand: 2026-06-13.

Häufige Fragen

Gibt es wirklich ein kostenloses ZUGFeRD-Tool?

Ja — für einzelne Rechnungen oder den Einstieg. Das Open-Source-Projekt Mustang (Java-Bibliothek) ist komplett kostenlos und erzeugt valide ZUGFeRD 2.3-Dateien. Für Nicht-Entwickler gibt es das kostenlose Webportal ZUGFeRD Online sowie die Mustang App (Desktop). Für QuickBooks- und Xero-Nutzer ist Pactaro während der Beta-Phase ebenfalls kostenlos — und erledigt Konvertierung, Lieferung und Archivierung automatisch.

Was bedeutet ZUGFeRD kostenlos wirklich? Was ist nicht enthalten?

Kostenlose Tools erzeugen ZUGFeRD-XML, mehr nicht. Sie müssen die Rechnungsdaten selbst eintippen oder aus einer anderen Quelle importieren, die erzeugte Datei selbst versenden, das 10-Jahres-Archiv selbst organisieren und sicherstellen, dass Ihre Rechnungen die Pflichtfelder nach §14 UStG enthalten. Für Low-Volume-Nutzer (unter 5 Rechnungen/Monat) sind kostenlose Tools praktikabel. Bei höherem Volumen oder bestehenden Systemen wie QuickBooks/Xero ist eine automatisierte Lösung effizienter.

Was kostet ZUGFeRD-Erstellung in gängiger Software?

Überblick über gängige Angebote (Stand 2026): DATEV — in Unternehmen Online ab ca. €14/Monat zzgl. Steuerberater-Paket. lexoffice — ab €7,90/Monat (L-Paket mit E-Rechnung). sevDesk — ab €14,90/Monat (Standard). Easybill — ab €9/Monat. Pactaro (für QBO/Xero-Nutzer) — kostenlos während Beta, regulär €19–€79/Monat nach Beta-Ende.

Ist ZUGFeRD aus der Open-Source-Bibliothek Mustang rechtskonform?

Ja. Die Mustang-Bibliothek erzeugt ZUGFeRD 2.3 (Profil EN 16931) und ist GEFEG-validiert. Sie erfüllt die Anforderungen der deutschen E-Rechnungspflicht nach §14 UStG, sofern Sie die korrekten Pflichtfelder befüllen. Das Mustang-Projekt wird aktiv gepflegt und ist ein anerkannter Standard in der Java-ZUGFeRD-Community.

Kann ich ZUGFeRD kostenlos für mein QuickBooks validieren?

QuickBooks Online erstellt von sich aus keine ZUGFeRD-Dateien. Um ZUGFeRD-Dateien zu erzeugen, die QuickBooks-Rechnungsdaten enthalten, brauchen Sie entweder einen manuellen Export + Import in ein ZUGFeRD-Tool oder eine automatische Brücke wie Pactaro. Pactaro liest die finalisierte QuickBooks-Rechnung per Webhook, konvertiert ins ZUGFeRD-Format und liefert sie — ohne manuellen Eingriff.

Wie validiere ich eine ZUGFeRD-Datei kostenlos?

Der KOSIT-Validator (open source, betrieben vom Bundesamt für zentrale Dienste und offene Informationstechnologien) prüft ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien kostenfrei gegen die EN-16931-Schematron-Regeln. Peppol-Dateien können über den OpenPeppol-Validator validiert werden. Beide Tools sind über den Browser ohne Installation nutzbar.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung, und welches ist kostenlos verfügbar?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF + eingebettetes XML nach EN 16931) — geeignet für B2B-Rechnungen. XRechnung ist reines XML ohne PDF — Pflicht für B2G-Rechnungen (Rechnungen an Behörden). Beide Formate können mit der kostenlosen Mustang-Bibliothek erzeugt werden. Für B2G-Rechnungen bietet die Bundesstelle für Informationstechnik (BUND) unter e-rechnung.bund.de ein kostenloses Einreichungsportal für XRechnungen an.

Hinweis: Pactaro ist kein Steuerberater. Diese Seite informiert über ZUGFeRD-Tools und Pactaro als technische Lösung. Verbindliche steuerliche oder rechtliche Auskünfte erhalten Sie von Ihrem Steuerberater.